Kirkkoneuvoston pöytäkirja 13/2022

JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA
PÖYTÄKIRJA 13/2022

Kirkkoneuvosto AIKA: Tiistai 11.10.2022 klo 18.30
PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 §

229 § KOKOUKSEN AVAUS
230 § LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS
231 § PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA
232 § TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN
233 § (liite) HOITAMATTOMIEN HAUTOJEN LUNASTAMINEN SEURAKUNNALLE
234 § (liite) VAKITUISEN HENKILÖSTÖN LISÄTARVE HAUTAUSTOIMESSA
235 § (liite) INVESTOINTISUUNNITELMAT 2023 – 2025
236 § (liite) PERUSTOIMINTOKUVAUS / KIINTEISTÖTOIMI
237 § (liite) PERUSTOIMINTOKUVAUS / HAUTAUSTOIMI
238 § II KAPPALAISEN VIRAN TÄYTTÄMINEN
239 § (liite) PÕLTSAMAA LÄMMITYSMUODON MUUTOS / AVUSTUS
240 § (liite) DIAKONIAN VIRAN TÄYTTÖ
241 § (liite) TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMIEN ARVIOINTI STRATEGIAN TOTEUTUMISEN NÄKÖKULMASTA
242 § (liite) TALOUSKATSAUS 8/2022
243 § SIJOITUSRAPORTTI 31.8.2022
244 § (liite) TIETOSUOJALAKI (1050/2018)
245 § RUOKAPALVELUTYÖNTEKIJÄ XXXX IRTISANOUTUMINEN
246 § (liite) TIEDOKSI
247 § MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT
248 § OIKAISUVAATIMUSOHJEET
249 § KOKOUKSEN PÄÄTÖS

Jäsenet
Henry Berg
Arvi Kekäläinen
Vesa Koivisto
Tuija Kuusisto
Esko Lappalainen
Ida Luuk
Pekka Luuk, varapj. (POISSA) sij. Jaakko Kuusela
Marja Noso
Jouko Porkka
Mirja Vakkuri
Jarkko Åström

Muut osallistujat
Tapani Alatalo, ylläpitopäällikkö, poistui klo 20.07 § 236
Hanna Graeffe, kirkkovaltuuston puheenjohtaja, saapui klo 18.36.
Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä
Jukka Virkki, kirkkovaltuuston vpj.
Hanna Warro, hallintosihteeri, sihteeri

Pöytäkirjan nähtävänä

Pöytäkirja pidetään julkisesti 12.10. – 26.10.2022 pitäminen viraston aukioloaikoina (ma–ke klo 9-15.00, to klo 9–17 ja pe klo 9–14) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1.

229 § KOKOUKSEN AVAUS

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.30. Alkuhartauden piti Marja Noso. Laulettiin virsi 509.

230 § LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on toimitettu 7.10.2022.

Pj:n esitys: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Kn 230 § Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

231 § PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA

Pj:n esitys:

Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Tuija Kuusisto ja Esko Lappalainen

Kn231 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

232 § TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

Pj:n esitys:

Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi seuraavin muutoksin Muutetaan pykälien käsittelyjärjestystä siten, että kokouksen ensimmäisinä varsinaisina pykälinä käsitellään §§ 235 ja 236, joiden jälkeen käsittelyjärjestys normaalisti esityslistan mukaisesti.

Kn 232 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Järvenpään seurakunta pvm sivunumero

233 § HOITAMATTOMIEN HAUTOJEN LUNASTAMINEN SEURAKUNNALLE

Kirkkoneuvosto on päättänyt 29.9.2020 § 189 hoitamattomien hautojen kuulutus- ja lunastusmenettelyn käynnistämisestä. Kirkkolain 17 luvun 5 §:n mukaan haudat on pidettävä hautausmaan arvoa vastaavasti hoidettuina. Haudan hoidosta ja hautamuistomerkistä vastaa hautaoikeuden haltija. Jos haudan hoito on olennaisesti laiminlyöty, kirkkoneuvosto voi velvoittaa hautaoikeuden haltijan kunnostamaan haudan vuoden määräajassa siitä, kun päätös on annettu hänelle tiedoksi. Jollei hän sitä tee, kirkkoneuvosto voi julistaa hautaoikeuden menetetyksi.

Tiedoksianto 29.9.2020 § 189 päätöksestä on lähetetty kirjeitse haudan haltijalle tai milloin hautaoikeuden haltijasta tai hänen olinpaikastaan ei saatu tietoa, laittamalla haudalle yhteydenottopyyntö hautaustoimeen. Haudalle on laitettu kunnostuskehotus ja tieto hautaoikeuden menettämisen uhasta. Keski-Uusimaa -lehdessä ja hautausmaan ilmoitustauluilla on julkaistu kunnostuskehotus hautaluetteloineen.

Tiedoksi saannin katsotaan tapahtuneen sinä päivänä, jona kuulutus on julkaistu paikkakunnalla yleisesti leviävässä lehdessä. Hoitamattomia hautoja todettiin Järvenpään hautausmaalla 16. 9.2020 yhteensä 209 kpl.

Kuulutusmenettelyn jälkeen hoitamattomia hautoja on 14.7.2022 todettu 104 kpl. Hoitamattomiksi luokitellut haudat on valokuvattu vuosina 2018-2020, jonka jälkeen ne on luetteloitu. Katselmuksia ja valokuvausta on jatkettu vuonna 2021.

Prosessia on toteutettu kirkkolain ja Kirkkohallituksen antamien ohjeiden mukaisesti siten, että ensin on hoitamattomat haudat todettu ja niille on annettu kunnostuskehotus. Osa on kunnostuskehotuksen jälkeen alkanut hoitaa hautoja ja osa on tehnyt seurakunnan kanssa sopimuksen haudan hoidosta hautainhoitorahaston kautta. Vielä hoitamatta olevien hautojen osalta prosessin seuraavana vaiheena on tehdä päätös hoitamattomien hautojen palauttamisesta seurakunnalle.

Kirkkoneuvosto on asiassa päätösvaltainen viranomainen.

Hautoja on arvioitu hoitamattomaksi seuraavin perustein:
• Haudan pinta on hoitamatta
• Haudalla kasvaa huomattavassa määrin mm. rikkakasveja
• Haudalla on muistomerkki vinossa/kaatunut
• Haudan epäsiisti yleisilme huonontaa osaston yleisilmettä

** Esityksen valmistelijat ja lisätiedustelut: talousjohtaja, seurakuntapuutarhuri

** Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää, että: 1. Kirkkoneuvoston 29.9.2020 § 189 päätöksellä käynnistetyn hoitamattomien hautojen mukaisen kuulutus- ja lunastusmenettelyn jälkeen on Järvenpään hautausmaalla edelleen hoitamatta liitteen nro 233d mukaiset 104 hautaa. Näiden hautojen osalta haudanhaltijat ovat menettäneet hautaoikeuden ja haudat palautuvat seurakunnalle.

Liitteenä nro 233a, b, c ovat haudalle laitettava kuulutus sekä haltijalle lähetettävä kirje ja lehteen tuleva ilmoitus.

2. Hautaoikeuden haltijalla on mahdollisuus poistaa haudalta hautamuistomerkki. Jos muistomerkkiä ei ole poistettu 30.4.2023 mennessä, siirtyvät ne seurakunnan omistukseen vastikkeetta.

Päätöksen liitteet:
a) Haudan haltijalle lähetettävä kirje
b) Haudalle laitettava kuulutus
c) Lehteen ja ilmoitustaululle tuleva ilmoitus
d) Lista seurakunnalle palautuvista haudoista

Kn 233 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

234 § VAKITUISEN HENKILÖSTÖN LISÄTARVE HAUTAUSTOIMESSA

Hautaustoimessamme ovat vuosittaiset hautausmäärät ja hautojen kumulatiivinen määrä lisääntyneet samoin ovat lisääntyneet hoitohautojen määrät. Myös hoitamattomien hautojen prosessiin liittyvät tehtävät ovat lisääntyneet ja asiakasystävällinen toimintatapamme vievät aikaa.

Vakituista henkilöstöä nykyisen neljän henkilön (seurakuntapuutarhuri, 2 hautausmaamestaria ja toimistosihteeri) lisäksi tarvittaisiin lisääntyneen työmäärän ohella palvelulaadun varmistamiseen ja takaamiseen sekä mahdollisiin henkilöriskeihin varautumiseen. Vuosittaiset vaihtelut esim. lumi- ja hiekoitustöiden määrissä voivat aiheuttaa palvelun laatutasoon vaihtelua.

Riskit palveluntuottamiseen ja osaamisvajeesta pienillä henkilöstöresursseilla ovat kasvaneet. Seurakuntapuutarhurin kokoamat tarkemmat perustelut vakituisen henkilöstön lisätarpeelle hautaustoimessa ovat liitteenä 18. Srk-puut.

esitys: Kiinteistöjohtokunta esittää kirkkoneuvostolle prosessin käynnistämistä vakituisen viran/toimen lisäämiseksi hautaustoimeen. KJK § 18 Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. ****

Kn § 212 Hautaustoimessamme ovat lisääntyneet hautausmäärät, hoitohautojen määrät ja toimenpiteet hoitamattomien hautojen kunnostamiseksi. Riskit palveluntuottamisen häiriöihin ja osaamisvajeesta pienillä henkilöstöresursseilla kasvaneet mm. lomaaikoina ja muiden poissaolojen aikana.

Toimistopalveluissa siirryttiin v. 2017 ns. yhden luukun periaatteeseen, jossa siunaus hautaus-, muistotilaisuus ja haudanhoitoasioissa palvellaan hautausmaan huoltorakennuksella. Tämä on ollut hyvä muutos asiakaspalvelun kannalta. Toimistosihteerinä toimii Anja Tyynelä ja pääsääntöisesti häntä sijaistaa seurakuntapuutarhuri Satu Vuorinen.

Pitkän vuosilomat aiheuttavat sitten painetta seurakuntapuutarhuri työhön. Liitteenä nro 212a on seurakuntapuutarhurin perustelut vakituisen henkilöstön lisätarpeelle hautaustoimessa. Vakituisen lisätyövoiman tarvetta on useamman vuoden ennakoitu Järvenpään väestömäärän kasvaessa. Henkilöstön lisäystarve on kuitenkin tullut nyt akuutiksi.

Liitteenä nro 212b on tehtävänkuvaehdotus uuteen perustettavaan tehtävään.

** Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja

** Tj:n esitys: Asia palautetaan valmisteluun.

Kn 212 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

**** Kn § 234 Henkilöstöstrategian seurantaryhmä on 23.9.2022 käsitellyt kiinteistöjohtokunnan esitystä talousjohtajan lähettyä kiinteistöjohtokunnan käsittelyn ja tehtäväkuvausluonnoksen ryhmälle. Lausuntonaan henkilöstöstrategian seurantaryhmä puoltaa vakituisen henkilökunnan lisäämisestä hautaustoimeen.

Seurantaryhmä kiinnittää huomiota esitettyyn pätevyysvaatimukseen kaupallinen- ja/tai puutarhaalantutkinto ja riittävä käytännön kokemus hautausmaatyöskentelystä. Esitystä ja tehtävänkuvausta on tarkistettu kirkkoneuvoston 27.9.2022 kokouksen jälkeen. Nimikkeenä on hautausmaan assistentti. Nimike on käytössä mm. Helsingin seurakuntayhtymässä.

Pätevyysvaatimuksena on kaupallinen- tai puutarha-alantutkinto ja riittävä käytännön kokemus hautausmaatyöskentelystä. Koska tehtävässä on myös siunauksiin liittyvää suntion työtä, edellytetään toimeen valitulta ev.lut seurakunnan jäsenyyttä.

Ehdotus toimen työajan jakautumisesta päätehtävittäin ja samalla henkilöstökulujen jakautumisesta kustannuspaikoille prosentteina on seuraava:

Hautaansiunaaminen 10% (suntiotyö sekä siunausaikojen sopiminen),
Hautausmaahallinto 15% (laskutus, hautakirjanpito),
Hautausmaakiinteistö 50% (hautausmaan yleishoitotyö, karttojen päivitys, vapaiden hautapaikkojen merkitseminen, hoitamattomiin hautoihin liittyvää listausta sekä kuvaamista, muistomerkkiasioissa neuvonta),
Varsinainen hautaustoimi 10% (haudan kaivuu/peitto apurina olo, hautapaikkojen myynti asiakkaalle, hautojen kunnostus),  HHR 15% (hautainhoitorahaston laskutus, listojen otto, tarrojen teko, tarkastuskierrokset, hoitoihin liittyvä asiakaspalvelu). Tehtävänkuvaus on liitteenä nro 234. Henkilöstökustannukset hautausmaan assistentista ovat nykypalkkatasolla ja henkilösivukuluprosenteilla laskettuna 501 vaativuusryhmän ja 10 vuoden kokemuksen mukaan n. 45.300 €/v. Järvenpään seurakunnan saama valtionrahoitus kattaa hautaustoimen kulut.

Päätöksen toimeenpano

** Esityksen valmistelijat ja lisätiedustelut: talousjohtaja, seurakuntapuutarhuri

** Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että hautausmaan vakitusta henkilöstöä lisätään 1.1.2023 alkaen hautausmaan assistentin työsopimussuhteisella toimella. Toimen peruspalkka määräytyy tehtävänkuvauksen mukaan ja on palkkaryhmässä 501. Toimi on kokoaikainen yleistyöajalla.

Kn 234 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

235 § INVESTOINTISUUNNITELMAT 2023-2025

KJK § 16 Kirkkojärjestyksen 15 luku määrää seurakunnan taloudesta ja mm. talousarvion laadinnasta. Yksi osa seurakunnan talousarviota on investointiosa. Investointiosan pohjana toimii kiinteistöstrategia 2020-2029.

Ylläpitopäällikkö on valmistellut esityksen investointisuunnitelmaksi.

Liitteenä 16a) on excel-taulukko investointisuunnitelmaksi 2023-2025 ja liitteenä 16b) on yksityiskohtaisemmat perustelut eräille investointisuunnitelman kohteille.

Yp:n esitys: Kiinteistöjohtokunta käy keskustelun investointisuunnitelmista ja tekee tarkennusesitykset sekä hyväksyy esityksen omalta osaltaan kirkkoneuvostolle esitettäväksi.

KJK § 16 Päätös:

Käytiin keskustelu ja hyväksyttiin niiltä osin, joista oli määrärahaesitykset olivat. Avoimien kohtien osalta määrärahaesitykset tarkentuvat seuraavaankokoukseen. Todettiin, että kirkon aurinkovoimalan hyötyjä ja mahdollisuutta valtiontukiin selvitetään. - - -

KJK § 28 Ylläpitopäällikkö on tarkentanut saamiensa tarjousten ja tietojen pohjalta investointisuunnitelmaesitystä 2023-2025, joka on liitteenä 28. Yp:n esitys: Kiinteistöjohtokunta käy keskustelun investointisuunnitelmista ja tekee tarkennusesitykset sekä hyväksyy esityksen omalta osaltaan kirkkoneuvostolle esitettäväksi.

KJK § 28 Päätös:

Johtokunta hyväksyi investointisuunnitelman omalta osaltaan ja esittää sen kirkkoneuvostolle. - - -

Kn § 235 Investointisuunnitelma painottuu ensimmäiseen suunnitelmavuoteen, koska viime vuosina resurssipulasta johtuen ei kaikkia budjetoituja hankkeita ole ehditty toteuttaa. Toisaalta ylläpitopäällikkö on ollut virassa vasta 4 kuukautta, jolloin pitkän aikavälin suunnittelu on vielä kesken. Suurin hanke on käynnissä oleva Leiriniemen uusi sauna. Lisäksi ”välttämättömyys” hankkeita on kolmen rakennuksen vesikattojen korjaaminen.

Ylläpitopäällikkö on kutsuttu mukaan kokoukseen esittelemään investointisuunnitelman sisältöä.

** Esityksen valmistelijat ja lisäkysymykset: talousjohtaja, ylläpitopäällikkö

** Tj:n esitys:

Kirkkoneuvosto käsittelee alustavasti investointisuunnitelmat 2023-2025 liitteen nro 235 mukaisesti ja esittää muutos- ja selvitystarpeet. Kn 235 § Päätös: Kirkkoneuvosto käsitteli alustavasti investointisuunnitelmat 2023-2025.

Erillisinä selvitystarpeina tuotiin esiin:

• Laurilan tilanne ja mahdollinen kaavamuutos, asian selvittäminen.

• Siunauskappelin kylmäsäilytystilojen, vainajien näyttötilojen sekä uurnanluovutustilojen kehittäminen

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

236 § PERUSTOIMINTOKUVAUS / KIINTEISTÖTOIMI

Osana seurakunnan strategian 2016-2020 prosessia työmuodoille laadittiin perustoimintokuvaukset. Perustoimintokuvaukset ovat sen jälkeen olleet osa strategia-, toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusprosesseja.

Perustoimintokuvaukset sisältävät työmuodon perustehtävät, resurssit, yhteistyötahot ja vuosikellon. Toiminta- ja taloussuunnitelmassa asetetaan vuosittain tavoitteet joidenkin toimintojen kehittämiseksi ja näiden tavoitteiden toteutumista seurataan toimintakertomuksessa. Toimintakertomuksen 2021 laadintaohjeissa annettiin ohjeet arvioida perustoimintokuvauksen päivitystarve ja tarvittaessa päivittää perustoimintokuvaus.

Tiedossa olleiden tulevien muutosten ja työvoimatilanteen takia päivitettyjä perustoimintokuvauksia ei tuotu keväällä luottamuselinkäsittelyihin. Liitteinä 31a ja 31b ovat esitykset kiinteistötoimen ja hautaustoimen perustoimintokuvausten päivityksiksi.

Esitys:

Kiinteistöjohtokunta esittää lausuntonaan kirkkoneuvostolle liitteinä 31a ja 31b olevien perustoimintokuvausten hyväksymistä. KJK § 31 Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.

**** Kn § 236 Kiinteistötoimen perustoimintokuvaus on päivitetty vastaamaan tämän hetken tilannetta. Kiinteistöjohtokunta on 28.9.2022 § 31 käsitellyt perustoimintokuvauksen. Liitteenä nro 236 on päivitetty kiinteistötoimen perustoimintokuvaus.

** Esityksen valmistelijat ja lisätiedot: ylläpitopäällikkö ja talousjohtaja

** Tj:n esitys:

Kirkkoneuvosto hyväksyy kiinteistötoimen päivitetyn perustoimintokuvauksen liitteen nro 236 mukaisesti.

Kn 236 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

237 § PERUSTOIMINTOKUVAUS / HAUTAUSTOIMI

Toimintakertomuksen 2021 laadintaohjeissa annettiin ohjeet arvioida perustoimintokuvauksen päivitystarve ja tarvittaessa päivittää perustoimintokuvaus. Tiedossa olleiden tulevien muutosten ja työvoimatilanteen takia päivitettyjä perustoimintokuvauksia ei tuotu keväällä luottamuselinkäsittelyihin.

Liitteinä 31a ja 31b ovat esitykset kiinteistötoimen ja hautaustoimen perustoimintokuvausten päivityksiksi.

Esitys:

Kiinteistöjohtokunta esittää lausuntonaan kirkkoneuvostolle liitteinä 31a ja 31b olevien perustoimintokuvausten hyväksymistä.

KJK § 31 Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. ****

Kn § 237 Kiinteistötoimen perustoimintokuvaus on päivitetty vastaamaan tämän hetken tilannetta.

Kiinteistöjohtokunta on 28.9.2022 § 31 käsitellyt perustoimintokuvauksen. Liitteenä nro 237 on päivitetty hautaustoimen perustoimintokuvaus.

** Esityksen valmistelijat ja lisätiedot: seurakuntapuutarhuri ja talousjohtaja

** Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy hautaustoimen päivitetyn perustoimintokuvauksen

238 § II KAPPALAISEN VIRAN TÄYTTÄMINEN

Kirkkoneuvoston lausunto II kappalaisen viran erityisistä tarpeista. Järvenpään seurakunnan II kappalainen James Cox on irtisanoutunut kappalaisen virastaan 1.9.2022 alkaen.

KL 6:10 §:n mukaan kappalaisen viran haettavaksi julistamisesta, hakuajan jatkamisesta, uudesta hakumenettelystä tai virkasuhteen täyttämättä jättämisestä päättää tuomiokapituli. KJ 6:14 §:n mukaan kun kappalaisen virka on tullut avoimeksi, tuomiokapitulin on julistettava virka haettavaksi vähintään 14 päivän hakuajalla julkaisemalla hakuilmoitus asianmukaisella tavalla.

Jos on pantu vireille kysymys seurakunnan liittämisestä toiseen seurakuntaan tai jos tuomiokapituli muuten katsoo seurakuntaa koskevien järjestelyjen voivan aiheuttaa sen, että virka siellä tulee tarpeettomaksi tai jos siihen on muuten erityisiä syitä, tuomikapituli voi päättää enintään yhden vuoden ajaksi kerrallaan , ettei virkaa julisteta haettavaksi.

Toiminta- ja taloussuunnitelmassa 2022-2024 on kirjattu " Vapautuvien virkojen ja toimien osalta tarkastellaan niiden tarpeellisuutta ja tehtäväkuvauksien sekä toimintojen organisoinnin muutostarpeita. Kaikkiin avautuviin vakituisiin tehtäviin haetaan täyttölupaa kirkkoneuvostolta.”

Henkilöstöstrategian seurantaryhmä on kokouksessaan 23.9.2022 käsitellyt II kappalaisen viran täyttöä ja esittää viran täyttämistä. Samoin seurantaryhmä antoi esityksensä tehtävästä ja erityisistä tarpeista: Kappalaisen viran tehtävästä ja erityisistä tarpeista

Seurakunta pitää tärkeinä seuraavia kriteerejä:

- yhteistyökyky ja tiimityökokemus
- kokemus ja koulutus henkilöstöjohtamisesta
- laaja kokemus jumalanpalveluselämästä, toimituksista, sielunhoidosta ja rippikoulutyöstä
- taito ja halu työskennellä vapaaehtoisten kanssa
- halu kehittää omaa työtä
- virtuaalinen seurakuntatyö
- monipuolinen teologinen osaaminen
- strategialähtöinen työote

Tehtävään sisältyy työnjaollisesti esihenkilötehtävät seitsemän papin osalta, joka määritellään tarkemmin tehtävänkuvauksessa. Työalasta esihenkilötehtävien lisäksi. Päätöksen toimeenpano sovitaan myöhemmin papiston kesken.

Kirkkoneuvosto pyytää viran täyttöä 1.6.2023 alkaen. Alustava viran täytön aikataulu Kirkkoneuvosto antaa lausunnon kappalaisen viran kriteereistä ja viran täytön ajankohdasta 11.10.2022. Tämän jälkeen tuomiokapituli julistaa viran haettavaksi, hakuajan jälkeen tuomiokapituli toteaa hakijoiden kelpoisuudet, antaa lausuntonsa hakijoista ja lähettää asiakirjat seurakuntaan. Asia voisi olla kirkkovaltuuston päätettävänä ylimääräisessä kokouksessa 18.4.2023. Valtuuston päätöksen saatua lainvoiman, tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen virkaan seuraavassa istunnossaan sovittavasta päivämäärästä alkaen. **

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: kirkkoherra**

Pj:n esitys:

Kirkkoneuvosto päättää todeta lausuntonaan tuomiokapitulille:

Valittaessa henkilöä avoinna olevaan Järvenpään seurakunnan II kappalaisen virkaan kirkkoneuvosto pitää tärkeänä seuraavia kriteereitä:
- yhteistyökyky ja tiimityökokemus
- kokemus ja koulutus henkilöstöjohtamisesta
- laaja kokemus jumalanpalveluselämästä, toimituksista, sielunhoidosta ja rippikoulutyöstä
- taito ja halu työskennellä vapaaehtoisten kanssa
- halu kehittää omaa työtä
- virtuaalinen seurakuntatyö
- monipuolinen teologinen osaaminen
- strategialähtöinen työote

Tehtävään sisältyy työnjaollisesti esihenkilötehtävät seitsemän papin osalta, mikä määritellään tarkemmin tehtävänkuvauksessa. Työalasta esihenkilötehtävien lisäksi sovitaan myöhemmin papiston kesken. Kappalaisen viran tehtävänvaativuusryhmä on 603. Kirkkoneuvosto pyytää viran täyttöä 1.6.2023 alkaen.

Kn 238 § Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

239 § PÕLTSAMAA LÄMMITYSMUODON MUUTOS / AVUSTUS

Põltsamaan kirkkoherra Markus Haamer on lähettänyt avustuspyynnön Pöltsamaan kirkon kaukolämmönputken uusimiseksi. Kirkkoon on 1991 rakennettu mahdollisuus kaukolämmitykselle mutta sitä ei käytetty, kun vanha pannuhuone on toiminut ja seurakunnalla on ollut mahdollisuus saada henkilö edullisella palkalla hoitamaan lämmitystä. Lämmittäjä on nyt poistunut ja ajatus kaukolämpöön siirtymisestä on uudelleen aktivoitu. Haamer on lähettänyt avustuspyynnön molempiin suomalaisiin ystävyysseurakuntiin Järvenpäähän ja Kangasalle.

Liitteenä nro 239a) on avustuspyyntö. Järvenpään ja Kangasalan seurakuntien talousjohtajat ovat tehneet muutamia täydentäviä kysymyksiä ja vastaukset niihin ovat liitteenä nro 239b). Kaukolämpöputken uusiminen maksaa arviolta 45 325€, josta Põltsamaan kunta maksaisi puolet. Lisäksi seurakunnan maksettavaksi tulee lämmönvaihtimen uusiminen.

Kaikkiaan Põltsamaan seurakunnalle kirkon kaukolämpöputken ja lämmönvaihtimen uusiminen maksaisi arviolta noin 33 000 €. Avustusta pyydetään anomuksessa ensi vuodelle, mutta työ ollaan tekemässä tänä vuonna niin pian kuin mahdollista.

Järvenpään seurakunnalla on vielä ulkomaiseen projektiavustamiseen talousarvioon varattuja määrärahoja 2022 vuodelle käyttämättä 25 300 €. Näitä varoja voidaan hyödyntää tai tehdä budjettivaraus vuodelle 2023 mikäli anomukseen suhtaudutaan myönteisesti.

** Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset: talousjohtaja **

Pj:n esitys:

Kirkkoneuvosto päättää myöntää 10 000 € avustuksen Põltsamaan ystävyysseurakunnalle kirkon lämmitysmuodon muuttamiseen tarvittaviin kuluihin kansainvälisen diakonia kustannuspaikalta 1012700000 projektiavustuksiin tarkoitetusta määrärahasta.

Kn 239 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

240 § DIAKONIAN VIRAN TÄYTTÖ

Kirkkoneuvosto on kokouksessaan 19.01.2021 § 18 päättänyt myöntää diakonissa Pirjo Kultimalle eron diakonian virasta 1.8.2021 alkaen ja pyytää diakoniajohtokunnalta lausunnon täytettävän viran erityistarpeista.

Talousarvion 2022 perusteluissa linjataan, että vapautuvien virkojen ja toimien osalta tarkastellaan niiden tarpeellisuutta ja tehtäväkuvauksien sekä toimintojen organisoinnin muutostarpeita. Kaikkiin avautuviin vakituisiin tehtäviin haetaan täyttölupaa kirkkoneuvostolta.

Diakoniajohtokunta on antanut viran pysyvää täyttöä puoltavan lausunnon kokouksessaan 10.2.2021 § 6. Lausunnon mukaan viran työala olisi diakoninen perheja nuorisotyö ja virka täytettäisiin 1.8.2021 alkaen. Viran rekrytointi suoritettiin keväällä 2021. Virka tuli uudelleen avoimeksi vuoden 2022 alusta ja on täytetty määräaikaisesti diakonian viranhaltija (johtava) päätöksellä 1.3.2022 alkaen vuoden 2022 loppuun asti.

Vapautuvan diakonian viran täyttämiselle on diakoniajohtokunnan aiemmassa lausunnossa esitetty vahvat perustelut ja viran täyttäminen on henkilöstöstrategian mukaista.

Täytettävän viran suunniteltu toimenkuva

Keskinäisen työnjaon perusteella viran toimenkuvaksi tulee diakoninen perhe- ja kasvatustyö, kasvatuksen osalta painopisteenä nuoriso- ja rippikoulutyö. Lisäksi toimenkuvaan kuuluvat perustoimintokuvauksen mukaiset kaikkia työntekijöitä koskevat yhteiset tehtävät kuten ajanvaraus- ja vastaanottotoiminta, kotikäynnit, ryhmät ja kokoava toiminta.

Avattavan viran tehtävänkuvaus oheisena liitteenä nro 190a. Valmistelun aikataulusuunnitelma
- Kirkkoneuvosto päättää viran haettavaksi ilmoittamisesta 30.8.2022
- Hakuaika on 30.8.-23.9.2022 klo 12 mennessä. Hakuilmoitus julkaistaan kirkon rekrytointisivulla, seurakunnan nettisivuilla, sosiaalisessa mediassa, ilmoitustaululla ja ja TE-toimiston rekrytointipalvelussa.
- Haastattelut ovat to 6.10.2022 klo 13 alkaen. Osa haastatelluista voidaan lähettää käytännön työtilannetestiin.
- Kirkkoneuvosto valitsee viranhaltijan kokouksessaan 1.11.2022. Hakijalta edellytetään piispainkokouksen päätöksen mukaista diakonian virkaan kelpoistavaa tutkintoa. Luonnos hakuilmoitukseksi on liitteenä nro 190b.

-- Valmistelu ja lisätiedot: kirkkoherra, diakonian viranhaltija (johtava) --

Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää

1) että avoinna oleva diakonian virka täytetään.
2) julistaa diakonian viran haettavaksi edellä esitetyn mukaisesti kirkkoverkon ja TE-toimiston rekrytointipalvelussa sekä seurakunnan kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa ja ilmoitustaululla.
3) asettaa haastatteluryhmän, johon nimetään kirkkoherra Vesa Koivisto, diakonian diakonian viranhaltija (johtava) Leena Kervinen, diakoniajohtokunnan puheenjohtaja Pekka Launonen, diakonian työalapappi Krista Valtonen sekä kaksi kirkkoneuvoston keskuudestaan nimeämää edustajaa sekä näille kaksi varahenkilöä
4) nimetä keskuudestaan kirkkoneuvoston edustajat (2) haastatteluryhmään sekä varahenkilöt.

Kn 190 § Päätös:

Esitys (kohdat 1-4) hyväksyttiin yksimielisesti. kohta 4) Kirkkoneuvosto nimesi keskuudestaan yksimielisesti haastatteluryhmään Marja Noson ja Terttu Sihvola-Rautun varsinaisiksi edustajiksi sekä heille varahenkilöiksi Esko Lappalaisen ja Pekka Luukin. ****

Kn § 240 Hakuaikana hakemuksia tuli 8. Yhteenveto (ei julkinen) hakemuksista on liitteenä nro 240a Haastattelutyöryhmä valitsi haastateltavat hakemusten, työkokemuksen ja hakukriteerien perusteella. Haastattelut toteutettiin 07.10.2022. Haastateltavia oli neljä: Sara Dhakal, Pia Valonen, Pinja Wallius ja Isabel Nieminen. Haastattelujen jälkeen työryhmä päätti esityksistä hakemusten, haastattelun ja asetettujen kriteerien perusteella.

Työryhmä päätti esittää yksimielisesti virkaan valittavaksi Isabel Niemistä. Varasijalle esitetään Pinja Walliusta. Haastattelutyöryhmän muistio on liitteenä nro 240b.

Valmistelu ja lisätiedot: kirkkoherra, diakonian viranhaltija (johtava) --

Pj:n esitys:

Kirkkoneuvosto päättää
1) valita diakonian virkaan Isabel Niemisen 1.1.2023 alkaen
2) että Isabel Niemisen tulee esittää KL 6:16 §:n mukainen terveydentilaa koskeva selvitys ennen viran vastaanottamista,
3) että diakonian viranhaltijan virassa on 6 kk koeaika.
4) että virkapaikka on Kirkkopiha, Kirkkotie 3
5) että diakoniaviranhaltijan pääasiallisena tehtävänä on:

Perheiden parissa tehtävä työ, diakoniakasvatus painottuen lapsiin ja nuoriin.
Diakonia-aiheisen rippikoulu- ja isostoiminnan suunnitteluun ja toteutukseen osallistuminen.
Laaja-alainen verkostoyhteistyötyö, sis. koulu- ja oppilaitosyhteistyö
Kokoava toiminta: säännölliset ja määräaikaiset ryhmät, retket ja leirit.
Asiakas- ja vastaanottotyö, kriisityö.
Omaan tehtäväalaan liittyvän viestinnän suunnittelu, toteutus ja kehittäminen.
Yhteistyö oman tehtäväalan vapaaehtoisten kanssa.

Muut diakonian perustoimintokuvauksen mukaiset yhteiset tehtävät.

6) että diakonian viranhaltijan virka kuuluu vaativuusryhmään 503 ja peruspalkka on XXXX,XX €/kk (sis. Jpää lisä 75 €/kk kv 13.9.2022 § 36). Palkanmaksukausi on kuukausi ja palkka maksetaan kuukauden 15. päivä.
7) että virka on kokoaikainen ja vuosiloma määräytyy KirVESTES:n säännösten mukaan
8) että varasijalle valitaan Pinja Wallius

Kn 240 § Päätös: Esitys (kohdat 1-8) hyväksyttiin yksimielisesti.

241 § TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMIEN ARVIOINTI STRATEGIAN TOTEUTUMISEN NÄKÖKULMASTA

Strategian seurantatyöryhmä on kokouksessaan 26.8.2022 päättänyt esittää kirkkoneuvostolle, että kirkkoneuvosto täydentää seurantaryhmälle antamaansa tehtäväksi antoa seuraavasti: "Seurantaryhmälle annetaan tehtäväksi arvioida toimintaja taloussuunnitelman tavoitteita strategian toteutumisen näkökulmasta ennen toiminta- ja taloussuunnitelmien käsittelyä kirkkoneuvoston kokouksissa."

Tällöin strategia seurantaryhmä kävisi toimintasuunnitelmien tavoitteet läpi ja katsoisi, miten strategia niissä näkyy ja mitä mahdollisesti ei näy. Työryhmässä arvioitaisiin strategian näkymistä ja raportoitaisiin neuvostolle huomioista.

Pj:n esitys:

Kirkkoneuvosto päättää täydentää seurantaryhmän tehtävää seuraavasti: Seurantaryhmälle annetaan tehtäväksi arvioida toiminta- ja taloussuunnitelman tavoitteita strategian toteutumisen näkökulmasta ennen toiminta- ja taloussuunnitelmien käsittelyä kirkkoneuvoston kokouksissa."

Kn 202 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. ****

Kn § 241 Strategian seurantatyöryhmä kävi kokouksessaan 30.9.2022 läpi kaikkien toimintasuunnitelmien 2023-2025 tavoitteet ja kirjasi niihin liittyen kommentit strategian näkökulman näkymisestä tai puuttumisesta. Kirjaukset liitteenä nro 241. (Lähetetään sähköpostilla sekä löytyvät KN-TEAMS kanavalta)

Seurantatyöryhmä totesi muutoin huomionaan strategiassa mainitut kokonaisuudet, joihin kirjausten lisäksi olisi syytä kiinnittää huomiota:

Varaudumme toimimaan kriisi- ja poikkeustilanteissa.
muuttuva maailmantilanne korostaa kriisityön ja sielunhoidon merkitystä sekä niihin valmistautumista ja kouluttautumista
Otamme osaksi yhteisöämme myös muualta muuttajat ja muista kulttuureista tulevat
Etsimme yhteyttä ja vuorovaikutusta myös niiden kanssa, jotka eivät ole jäseniämme. näitä näkökulmia oli melko vähän / ei ollenkaan

** Esityksen valmistelija ja lisätiedot: kirkkoherra **

Pj:n esitys:

Kirkkoneuvosto päättää

1) merkitä tiedoksi strategian seurakuntatyöryhmän kommentit strategian näkökulmien näkymisestä tai puuttumisesta toiminta- ja taloussuunnitelmissa vuosille 2023-2025.

2) lähettää liitteessä nro 241 mainitut huomiot, kysymykset ja kommentit työalavastaaville jatkovalmisteluun huomioonotettavaksi toiminta- ja taloussuunnitelmien osalta. Jatkovalmistelulle on aikaa 28.10.2022 saakka.

Kn 241 § Päätös: Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti.

242 § TALOUSKATSAUS 8/2022

Taloustoimiston toimistopäällikkö on koonnut talouskatsauksen 31.8.2022 tilanteesta. Katsaus on eräänlainen välitilinpäätös.

Katsauksen perusteella seurakunnan talouden voidaan todeta olevan kunnossa ja budjetin toteutuvan pääasiassa hyväksytyn mukaisena. Suurin ero budjetoituun on maanmyyntitulojen jääminen noin kymmenesosaan budjetoidusta.

Kaksi rivitalotonttivarausta peruttiin ja yhden rivitalotontin osalta Tuusulan kunnan rakennusvalvonta ei myöntänyt poikkeuslupaa ja ostajaehdokas on valittanut asiasta hallinto-oikeuteen. Liitteenä nro 242 ovat talouskatsaus 8/2022 ja sen excel-tiedostot.

** Esityksen valmistelijat: toimistopäällikkö ja talousjohtaja **

Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee talouskatsauksen 8/2022 tiedokseen ja antaa sen tiedoksi kirkkovaltuustolle.

Kn 242 § Päätös: Merkittiin tiedoksi.

243 § SIJOITUSRAPORTTI 31.8.2022

Kirkkoneuvostossa on 26.3.2019 § 115 hyväksytty seurakunnan sijoitusstrategia 2019. Sen mukaan seurakunta tavoittelee pitkällä aikavälillä 4 % tuottoa sijoituksilleen ja sijoitettavasta varallisuudesta enintään 50 % saa olla korkeariskisissä sijoituksissa. Sijoitusstrategissa todetaan, että seurakunnan taloussäännön mukaan ”talousjohtajan tulee tehdä kirjallinen päätös sijoituksista ja ilmoittaa tehdyistä päätöksistä kirkkoneuvostolle sovitulla tavalla”.

Kirkkoneuvoston ohjesäännön 16 § 2 mom mukaan johtokunnan sihteerin sekä asian ratkaisseen viranhaltijan on toimitettava ote tai muu ilmoitus päätöksestä 7 päivän kuluessa kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tietoon. Lisäksi sijoituspäätökset raportoidaan kirkkoneuvostolle kuten muutkin viranhaltijapäätökset.

Sijoitusstrategin mukaisesti seurakunnan sijoituksista ja niiden tuotoista annetaan kirkkoneuvostolle raportti 3 kk välein. Raportin tuottaa omaisuudenhoitoyhtiö tai talousjohtaja. Kirkkoneuvosto on toivonut talousjohtajalta omaisuudenhoitoyhtiöiden raporteista muokattua lyhyttä yksinkertaista raporttia.

Seurakunnan sijoitussalkkuun oli vasta saatavilla pankin raportit 31.8.2022. Salkkuun ei ole tehty myyntejä tai ostoja viimeisen 5 kuukauden aikana.
Myynnit:

- Ostot:
- Seurakunnan OP-Private salkun arvon oli kauden lopussa 3 840 983 € ja kehitys 12 kk jaksolla -3,77 %.
Hautainhoitorahaston OP-Private salkun arvo 160 558 € ja ei muutoksia sen sijoituksissa.
Seurakunnan Nordean sijoitussalkussa markkina-arvo oli 31.8.2022 yhteensä 2 556 687 €.
Lisäksi seurakunnalla on kassavaroja niin Nordean kuin Osuuspankin tileillä.
Markkina-arvo verrattuna 31.12.2021 / 30.8.2022 sijoitusten yhteenlasketusta arvosta on alentunut 572 943 €.

** Valmistelijat ja lisätiedot: talousjohtaja, toimistopäällikkö **

Pj:n esitys:
Merkitään tiedoksi.

Kn 243 § Päätös:
Merkittiin tiedoksi.

244 § TIETOSUOJALAKI (1050/2018)

245 § RUOKAPALVELUTYÖNTEKIJÄ XXXX IRTISANOUTUMINEN

Seurakuntatalon keittiön ruokapalvelutyöntekijä XXXX on toimittanut 29.9.2022 irtisanoutumisilmoituksensa talousjohtajalle, jossa hän irtisanoo työsuhteesta siten, että työsuhde päättyy 13.10.2022.

Xxxx on aloittanut seurakunnassamme palveluksessa 17.1.2022. Työsopimuslain 6 luvun 3 § yleisten irtisanomisajat ovat jollei muusta sovita, työntekijän irtisanoessa työsuhteen:

1) 14 päivää, jos työsuhde on jatkunut enintään viisi vuotta;

2) yksi kuukausi, jos työsuhde on jatkunut yli viisi vuotta.

** Esityksen valmistelija ja lisätiedot; talousjohtaja

** Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää myöntää eron ruokapalvelutyöntekijän työsuhteesta xxxx 14.10.2022 lähtien.

Kn 245 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

246 § TIEDOKSI

1. YLEISKIRJEET 25/2022 Talousarvion valmistelun perusteet 2023 24/2022 Seurakuntien ja seurakuntayhtymien (seurakuntatalouksien) talousarvio-ohje 24/2022 liite Seurakuntatalouden talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen Lisätietoja aiheesta löytyy osoitteesta: https://evl.fi/plus/paatoksenteko/kirkkohallitus/kirkkohallituksen-yleiskirjeet/yleiskirjeet-2021

2. JÄSENKEHITYSTILASTO Liite 246 /2 – lähetetään ja esitetään sähköisessä muodossa.

3. PIISPAN VIRANHALTIJAPÄÄTÖS DESP/8/08.00.03/2022; Kirjavainen (Liite 246/3)

4. TOIMIELIMIEN PÖYTÄKIRJAT Kiinteistöjohtokunta 28.9.2022 Investointisuunnitelmat 2023-2025 – Talousarvioehdotukset 2023 ja toimintasuunnitelmat 2023- 2025 – Toivonlehdon tuhkaholvien suunnitelma – Perustoimintokuvausten päivitys -Tiedoksi – Muut asiat -- Esityksen valmistelija ja lisätiedot: hallintosihteeri, kirkkoherra, talousjohtaja --

Pj:n esitys: Merkitään tiedoksi ja todetaan, ettei kirkkoneuvosto siirrä otto-oikeuden piirissä olevia listalle merkittyjä johtokuntien päätöksiä käsiteltäväkseen.

Kn 246 § Päätös:

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

247 § MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT

• Hanna Graeffe vierailee Vácissa Järvenpään kaupungin edustajana tulevalla viikolla.

Kn 247 § Päätös:

Merkittiin tiedoksi.

248 § OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Kn 248 § Liitettiin pöytäkirjaan oikaisuvaatimusohjeet (KL 24 ja 25 luvut

KOKOUKSEN PÄÄTÖS

Kn 249 § Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.16.

Evästeet