ÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA                                                         PÖYTÄKIRJA 7/2022


Kirkkoneuvosto

AIKA:  Tiistai 17.5.2022 klo 18.30

PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6

 

  1. §                   KOKOUKSEN AVAUS

  2. §                   LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

  3. §                   PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA

  4. §                   TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

  5. §                   YLLÄPITOPÄÄLLIKÖN TEHTÄVIEN HOITO VIRKAVAPAAN AIKANA

  6. § (liite)         PERUSTOIMINTOKUVAUKSEN PÄIVITTÄMINEN – TALOUSTOIMINTO

  7. § (liite)         TYÖAJAN LYHENTÄMINEN – SEURAKUNTAMESTARI XXXX

  8. § (liite)         SEURAKUNNAN TILINPÄÄTÖS 2021

  9. § (liite)         HANKINTARAJAT JA HYVÄKSYJÄT 20221

  10. § (liite)         TALOUSARVION 2023 JA TOIMINTASUUNNITELMAN 2023-2025 LAADINTAOHJEET

  11. § (liite)         LEIRINIEMEN UUSI SAUNA – RAKENNUSURAKAN OIKAISUVAATIMUS, HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN JA UUDEN KÄYNNISTÄMINEN

  12. § (liite)         LEIRINIEMEN UUDEN SAUNAN INVESTOINTIMÄÄRÄRAHAN KOROTUS

  13. §                   PALKKOJEN TARKISTUKSEN SELVITTÄMINEN

  14. §                   SIJOITUSRAPORTTI 31.3.2022

  15. §                   DIAKONIAN VIRANHALTIJOIDEN TEHTÄVÄKOHTAISTEN PALKANOSIEN TARKISTUSESITYKSET

  16. § (liite)         MÄÄRÄAIKAISEN DIAKONIAN VIRAN PERUSTAMINEN AJALLE 1 9.2022 – 28.2.2026.

  17. §                   JÄRVENPÄÄN SEURAKUNNAN RIPPIKOULUT JA RYHMÄKOON YLITYKSET

  18. § (liite)         JÄRVENPÄÄN SEURAKUNNAN STRATEGIA 2022 – 2026

  19. § (liite)         TIETOSUOJALAKI (1050/2018)

  20. § (liite)         TIEDOKSI

  21. §                   MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT

  22. §                   TIETOSUOJAN YHDYSHENKILÖN VAIHTAMINEN

  23. §                   OIKAISUVAATIMUSOHJEET

  24. §                   KOKOUKSEN PÄÄTÖS

Jäsenet                         

Henry Berg

Arvi Kekäläinen

Vesa Koivisto, puheenjohtaja

Tuija Kuusisto

Esko Lappalainen

Ida Luuk (POISSA) sij. Emmi Mäkinen, poistui klo 21.33 § 137

Pekka Luuk, varapj. Marja Noso

Jouko Porkka,

Mirja Vakkuri (POISSA) sij. Ritva Sallinen Jarkko Åström

 

Muut osallistujat

Hanna Graeffe, kirkkovaltuuston puheenjohtaja (etäyhteys) Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä

Minna Kotajärvi, strategiatyöryhmän sihteeri, poistui klo 19.10 § 135

Jukka Virkki, kirkkovaltuuston vpj. Hanna Warro, hallintosihteeri, sihteeri

Pöytäkirjan nähtävänä pitäminen   

Pöytäkirja pidetään julkisesti 18.5.-2.6.2022 viraston aukioloaikoina (ma–ke klo 9-15.00, to klo 9–17 ja pe klo 9–14) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1.

118. § KOKOUKSEN AVAUS

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.30. Alkuhartauden piti Henry Berg. Laulettiin virsi 492.

119. § LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4).

Esityslista on toimitettu 13.5.2022.

Kirkkoneuvosto päätti nimenomaisesti tämän 17.5.2022 kokouksen osalta, että Hanna Graeffe saa osallistua kokoukseen etäyhteyden kautta.

Pj:n esitys:              

Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Kn 119 § Päätös:   

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

120. §  PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA

Pj:n esitys:           

Pöytäkirjan    tarkastajiksi     ja    ääntenlaskijoiksi     valitaan    vuorojärjestelmän mukaisesti Jarkko Åström ja Henry Berg.

Kn 120 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

121.§ TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN

Pj:n esitys:             

Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi seuraavin lisäyksin

muutetaan pykäläkäsittelyjärjestystä siten, että § 135 Järvenpään seurakunnan strategia 2022- 2026 käsitellään ensimmäisenä varsinaisena asiana, § 121 jälkeen.

§ 139 Tietosuojan yhdyshenkilön vaihtaminen; lisätään

§ 140 Oikaisuvaatimusohjeet

§ 141 Kokouksen päätös

Kn 121 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

122. § YLLÄPITOPÄÄLLIKÖN TEHTÄVIEN HOITO VIRKAVAPAAN AIKANA

Kirkkoneuvosto myönsi 15.9.2021 § 226 ylläpitopäällikölle virkavapaata ajalle 1.10.2021- 31.3.2021. Tehtävien hoitamisesta virkavapaan aikana on ylläpitopäällikkö antanut oman lausuntonsa, jossa tehtävät jakautuisivat kiinteistöhoitaja Asko Hyppöselle ja talousjohtaja Kari J. Hietalalle (kirkkoneuvosto 31.8.2021 § 211).

Tehtävien jakoa on tarkennettu ylläpitopäällikön esityksestä. Pääosa tehtävistä tulee talousjohtajalle mm. esimiehisyys, hankintapäätökset, sopimukset, yhteydet suunnittelijoihin ja investointiurakoitsijoihin. Kiinteistönhoitaja Asko Hyppöselle tulee huolto- ja korjauspyyntöjen priorisointi ja niiden tehtävien toteutusvastuu sekä yhteydet huolto-, korjaus- ja pienhankintatoimittajiin. Lisäksi hänellä on kiinteistötoimen laskujen tarkastus, jotka vaativat selvittelyjä. Kirjanpitäjä Marja Sorrin kanssa on sovittu, että hoitaisi kaikki kiinteistötoimen vakiolaskujen tarkastukset eli tiliöinnit. Nämä ovat vesi, sähkö ja lämpölaskut. Kirjanpitäjän määräaikainen tehtävänkuvaus on liitteenä nro 277a). Tällöin Asko Hyppösen aikaa säästyy tarkastukselta ja Kipa- järjestelmään tiliöinniltä.

Ylimmän johdon palkkatyöryhmä on kokoontunut puheenjohtajan kutsusta 12.10.2021 käsittelemään esitystä talousjohtajan palkkakysymyksestä ylläpitopäällikön virkavapaan aikana. Ylimmän johdon palkkatyöryhmän muistio on liitteenä nro 277b).

--

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja, ylimmän johdon palkkatyöryhmä

--

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää määräajaksi 1.10.2021 – 31.3.2022

  1. hyväksyä esitystekstissä luetellut ylläpitopäällikön tehtävien järjestelyt 
  2. hyväksyä, että kiinteistönhoitaja      Asko      Hyppöselle      maksetaan mobiilitavoitettavuuskorvausta 50 €/kk
  3. hyväksyä kirjanpitäjä Marja Sorrin määräaikaisen tehtävänkuvauksen muutoksen liitteen 277a) mukaisesti ja vahvistaa hänen peruspalkakseen xxxx,xx €/kk

Johdon  palkkatrm  pj:n  esitys:      

Talousjohtaja  Kari  J  Hietalalle  maksetaan  450  euron kuukausikorvaus ylläpitopäällikön tehtävien hoidosta ajalla 1.10.2021-31.3.2022.

Kn 277 § Päätös:              

Talousjohtaja Kari J. Hietala jääväsi itsensä tämän pykälän käsittelyn osalta ja poistui kokouksesta pykälän käsittelyn ajaksi.

****

Esitys (kohdat 1-3) sekä palkkatyöryhmän puheenjohtajan esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

Kn § 52 Ylläpitopäällikkö Janne Nordström on irtisanoutunut niin, että virkasuhde päättyy virkavapaan päättyessä 31.3.2022. Ylläpäällikön viran tehtävien hoidon tilapäisjärjestelyt jatkuvat siten edelleen.

--

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja, ylimmän johdon palkkatyöryhmän puh.joht

--

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää määräajaksi 1.4.2022 – kunnes ylläpitopäällikön virka on vakituisesti täytetty ja henkilö aloittanut virassaan:

  1. hyväksyä esitystekstissä luetellut ylläpitopäällikön tehtävien järjestelyt
     
  2. hyväksyä,     että     kiinteistönhoitaja      Asko     Hyppöselle     maksetaan mobiilitavoitettavuuskorvausta 50 €/kk

  3. hyväksyä kirjanpitäjä Marja Sorrin määräaikaisen tehtävänkuvauksen muutoksen jatkamisen ja vahvistaa hänen peruspalkakseen xxxx,xx €/kk

Johdon palkkatrm vpj:n esitys:              

Talousjohtaja Kari J. Hietalalle maksetaan 450 euron kuukausikorvaus ylläpitopäällikön tehtävien hoidosta määräajaksi 1.4.2022 – kunnes ylläpitopäällikön virka on vakituisesti täytetty ja henkilö aloittanut virassaan:

Kn 52 § Päätös:     

Esitys (kohdat 1-3) sekä johdon palkkatyöryhmän vpj;n esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

****

Kn § 122

Uusi ylläpitopäällikkö Tapani Alatalo aloittaa 1.6.2022. Muodostunutta käytäntöä, että kiinteistönhoitaja Asko Hyppösellä on yhteydet huolto-, korjaus- ja pienhankintatoimittajiin ja, että kiinteistöhälytykset tulevat hänen puhelimeen on syytä jatkaa. Myös ylläpitopäällikön puhelimeen yhdistetään tiedot kiinteistöhälytyksistä.

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää

  1. hyväksyä,     että     kiinteistönhoitaja      Asko     Hyppöselle     maksetaan mobiilitavoitettavuuskorvausta toistaiseksi 60 €/kk 1.6.2022 alkaen

  1. todeta, että kirjanpitäjän ja talousjohtajan korvaukset ylläpitopäällikön tehtävistä päättyvät 31.5.2022.

Kn 122 § Päätös:   

Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti.

123.§ PERUSTOIMINTOKUVAUKSEN PÄIVITTÄMINEN – TALOUSTOIMISTO

Taloustoimiston henkilökunta on valmistellut perustoimintokuvauksen päivittämistä ja käynyt sen yhdessä läpi 10.5.2022 palaverissaan. Joitakin tehtäviä on siirretty aiemmasta toiselle työntekijälle, jotta työkulut olisivat sujuvampia. Taloustoimiston päivitetty perustoimintokuvaus on liitteenä nro 123.

**

Esityksen valmistelijat ja lisätiedot: talousjohtaja ja toimistopäällikkö

**

Tj:n esitys:              

Kirkkoneuvosto hyväksyy taloustoimiston päivitetyn perustoimintokuvauksen.

Kn 123 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

124.§ TYÖAJAN LYHENTÄMINEN – SEURAKUNTAMESTARI XXXX

Seurakuntamestarin virassa oleva xxxx on hakenut 10.5.2022 § hakemuksellaan, joka on liitteenä nro 124 työaikansa lyhentämistä 60 % toistaiseksi 1.6.2022 alkaen. Kipa järjestelmien takia 3 viikon työaikajaksoisen ollessa käytössä muutos ei onnistunut teknisesti vaan aloitus siirtyy 13.6.2022. Tämä muutos sopii xxxx.

Seurakuntamestari (johtava) Harri Ahdesmäki on ilmoittanut lausuntonaan, että työt saadaan järjesteltyä työajan lyhennyksestä huolimatta ja on puoltanut hakemusta.

**

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää, seurakuntamestari xxxx anomuksen ja suostumuksen mukaisesti lyhentää hänen työaikaansa toistaiseksi 13.6.2022 alkaen 60 %:iin, joka on voimassa olevan KirVESTES sopimuksen mukaisesti 22 tuntia ja 57 minuuttia viikossa.

Kn 124 § Päätös:

Kirkkoneuvoston käymän keskustelun perusteella ja muutetun pohjaesityksen mukaisesti asia palautetaan jatkovalmisteluun.

125. §  SEURAKUNNAN TILINPÄÄTÖS 2021

Seurakunnan kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on sen lisäksi, mitä kirkkojärjestyksessä määrätään, soveltuvin osin voimassa, mitä kirjanpitolaissa säädetään. Kirjanpitolain (1304/2004) 3: 1 § mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka sisältää mm: taseen, tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja liitetiedot. Toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä.

Kirkkojärjestyksen (KJ) 9:6 §:n ja 15:9 §:n mukaisesti seurakunnan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sisältö tulee vastata kirjanpitolain mukaista. Kirkkojärjestyksen mukaan tilinpäätöksen yhteydessä seurakunnan on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkohallituksen virastokollegio on 7.10.2021 hyväksynyt uuden ohjeen Seurakuntatalouden tilinpäätöksen laatiminen sekä erillisen mallitilinpäätöksen. Tilinpäätöksemme noudattaa kirkkohallituksen ohjetta ja mallia, eräitä lisätietoja on tilinpäätösasiakirjassamme erityisesti toimintakertomuksen osalta.

Työmuotojen toimintakertomukset 2021 on käyty kirkkoneuvostossa läpi useassa erässä. Tilinpäätöksen numeromateriaali ja hautainhoitorahaston tilinpäätös on käsitelty 15.3.2022 kirkkoneuvostossa.

Tilinpäätös 2021 liitteenä nro 78.

**

Esityksen valmistelijat ja lisätiedot; hallintosihteeri, talousjohtaja, kirkkoherra

**

Pj:n/Tj:n esitys:               

Kirkkoneuvosto päättää:

  1. käydä läpi tilinpäätöksen muutoksia ja lisäselvityksiä vaatineet kohdat
  2. hyväksyä ja allekirjoittaa seurakunnan tilinpäätöksen vuodelta 2021, joka sisältää myös toimintakertomuksen ja liiteaineiston sekä hautainhoitorahaston tilinpäätöksen
  3. jättää vuoden 2021 tilinpäätösmateriaalin tilintarkastajien tarkastettavaksi

Kn 78 § Päätös:     

Esitys (kohdat 1-3) hyväksyttiin yksimielisesti.

****

Kn § 125  Seurakunnan tilintarkastajat ovat 2021–2022 aikana tarkastaneet seurakunnan hallintoa ja taloutta vuoden 2021 osalta. Tilintarkastajat tarkastivat 5.5.2022 kirkkohallituksen uusimman tilinpäätösohjeen mukaan laaditun seurakunnan tilinpäätöksen toimintakaudelta 2021, joka sisältää myös seurakunnan toimintakertomuksen 2021 sekä hautainhoitorahaston tilinpäätöksen. Tilintarkastuksen perusteella tehtiin tilinpäätöskirjaan tekniset muutokset sivun 5 kuvioon Toimintatuotot 2021 ja sivun 102 Investointiosa toteumavertailu taulukkoon.

Tilintarkastuskertomus on liitteenä nro 125. Vastuunalainen tilintarkastaja esittää tilipäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille.

--

Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset; talousjohtaja

--

Tj:n/Pj:n esitys:     

Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se

  1. vahvistaa seurakunnan tilinpäätöksen 2021, joka sisältään myös toimintakertomuksen ja liiteaineiston

  2. päättää, siirtää ylijäämän 1 065 597,51 € taseen vastattavan oman pääoman tilille "Tilikauden yli/alijäämä"

  3. vahvistaa hautainhoitorahaston tilinpäätöksen 2021

  4. myöntää vastuuvapauden seurakunnan ja hautainhoitorahaston hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. – 31.12.2021.

Kn 125 § Päätös:   

Esitys (kohdat 1-4) hyväksyttiin yksimielisesti.

126.§  HYVÄKSYJÄT JA HANKINTARAJAT 2022

Kirkkovaltuuston 23.10.2018 § 37 hyväksymän taloussäännön 12 § mukaan kirkkoneuvoston päättää, ketkä hyväksyvät kunkin kustannuspaikan meno- ja tulotositteet. Lisäksi kirkkoneuvosto antaa ohjeen osto- ja myyntilaskujen asiatarkastus- ja hyväksymismenettelystä. Menettely on järjestettävä siten, että siihen osallistuu aina vähintään kaksi eri henkilöä, tarkastaja ja hyväksyjä.

Tarkastajana toimii henkilö, joka tilannut tai muutoin selvittänyt laskun mukaista hankintaa eli hän tuntee laskun sisällön ja ehdot parhaiten. Tarkastajan tulee varmistaa, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikein, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen (tarjoukseen ja sen hyväksymiseen) ja se on     muutoin     seurakunnan     ohjeiden    ja     määräysten mukainen. Tarkastaja       tarkastaa, Kipan Akkunan (SAP) Työlistalta laskun tiedot käsittelykohdassa    oleviin    tietoihin    (saajan    pankkitili,    maksajan    pankkitunnus, maksettava summa, valuutta ja eräpäivä) ja tarvittaessa korjaa tiedot. Kun lasku on oikein, tarkastaja tiliöi pääkirjatilin ja kustannuspaikan, mille kulut tai tuotot kirjataan. Sen jälkeen      tarkastaja valitsee hyväksyjän      eli      siirtää      laskun ko. kustannuspaikan hyväksyjälle hyväksyttäväksi. Tiliöinnissä tulee noudattaa Kirkkohallituksen virastokollegion 22.11.2018 hyväksymiä tililuetteloita ja kirjausohjeita sekä myöhempiä täydennyksiä.

Hyväksyjä vastaa, että maksamiseen on määrärahaa sitovuustason puitteissa käytettävissä ja, että hankinta on kaikin puolin säännösten ja määräysten mukainen. Jos lasku koskee henkilökohtaisesti hyväksyjää, tulee hänen hyväksyttää lasku tai tulotosite esimiehellään. Henkilökohtaisten laskujen osalta kirkkoherra hyväksyy talousjohtajan laskut ja talousjohtaja kirkkoherran laskut.

Kirkkovaltuuston 15.12.2021 § 56 hyväksymän ja Espoon tuomiokapitulin 23.11.2021

§ 211 vahvistaman kirkkoneuvoston ohjesäännön 3 luvun 14 §:n kirkkoneuvoston alainen viranhaltija, joka viran johtosäännössä tai toimielimen erillisellä päätöksellä on nimetty johtavaksi viranhaltijaksi päättää hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä allekirjoittaa sopimukset kirkkoneuvoston vahvistaman tehtävä/toimialueen osalta hyväksytyn talousarvion puitteissa, jos hankinnan tai palvelun arvo on enintään kirkkoneuvoston vahvistama määrä. Samasanaisena säännös on kirkkoneuvoston ohjesäännössä koskien kirkkoherraa (12 §:n kohta 2) ja talousjohtajaa (13 §:n kohta 1). Ohjesääntöön on tulossa muutos, jonka hyväksymisestä ja voimaan tulosta tiedotetaan erikseen hyväksyjiä.

Kirkon palvelukeskuksen (Kipan) suhteen, vain käyttöoikeudet saaneet työntekijät ja viranhaltijat voivat toimia laskujen tarkastajan tai hyväksyjän roolissa. Järjestelmä mahdollistaa myös ostolaskuille hyväksymisrajan, mutta aikaisempaan käytäntöön verrattuna se ei voi olla enää kohdistettuna yksittäiseen kustannuspaikkaan. Täten ostolaskujen ja investointilaskujen hyväksyjille on määriteltävä yksi henkilökohtainen hyväksymisraja.

**

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää, että vuonna 2022 laskujen hyväksyjät ja hankintarajat ovat liitteen nro 346 mukaiset sekä antaa edellä esittelytekstissä olevan ohjeen osto- ja investointilaskujen tarkastus- ja hyväksymismenettelystä.

Kn 346 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

****

Kn § 126

Kirkkoneuvosto on valinnut uusia viranhaltijoita. 1.5.2022 aloitti seurakuntamestari (johtava) Harri Ahdesmäki ja 1.6.2022 aloittaa ylläpitopäällikkö Tapani Alatalo. Aiempaan muutoksena määritellään myös seurakuntamestarin (johtava) hankintavaltuus- ja hyväksymisraja.

**

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää, että vuonna 18.5.2022 laskujen hyväksyjät ja hankintarajat ovat liitteen nro126 mukaiset sekä antaa edellä esittelytekstissä olevan ohjeen osto- ja investointilaskujen tarkastus- ja hyväksymismenettelystä. Ylläpitopäällikön osalta päätös tulee voimaan 1.6.2022 alkaen.

Kn 126 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

127. § TALOUSARVION 2023 JA TOIMINTASUUNNITELMAN 2023-2025 LAADINTAOHJEET

Vuosi 2023 on Järvenpään seurakunnan uuden strategian ensimmäinen kokonainen toimintavuosi. Strategian painotusten tulee näkyä niin talousarviossa kuin toimintasuunnitelmien tavoitteissa. Vuosi 2023 on myös seurakuntavaalivuoden jälkeen uuden valtuusto- ja luottamushenkilökauden aloittava vuosi. Hallinnossa tulee panostaa täten perehdytykseen ja luottamushenkilöille tarjottavaan koulutukseen ja materiaaliin.

Toimintakuluihin on laadintaohjeissa 1,5 % korotusmahdollisuus toimintakatteeseen ja palkkamenoihin lasketaan 2,5 % korotus. Talousarvioehdotukset tulee jättää 16.9.2022 mennessä.

**

Esityksen valmistelijat ja lisätiedot: talousjohtaja, toimistopäällikkö

**

Tj:n esitys:

Kirkkoneuvosto päättää hyväksyä liitteenä nro 127 olevan talousarvion 2023 ja toimintasuunnitelman 2023-2025 laadintaohjeet.

Kn 127 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

128. § LEIRINIEMEN UUSI SAUNA – RAKENNUSURAKAN OIKAISUVAATIMUS, HANKINNAN KESKEYTTÄMINEN JA UUDEN KÄYNNISTÄMINEN

Kirkkoneuvosto käsitteli 26.4.2022 § 104 Leiriniemen uuden saunarakennuksen. rakennusurakkakilpailutuksen. Hanke oli kilpailutettu Julkiset hankinnat Hilmassa 7.3.- 7.4.2022. Kilpailutuksessa saatiin 7 tarjousta määräaikaan mennessä. Niiden arvonlisäveroton tarjoushinta oli 627 643,29 € - 1 062 582,70 €.

Kahden halvimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa käytiin urakkaneuvottelut 20.4.2022. Tarjoajat olivat Cleefo Oy ja Rakennustoimisto Anttonen Oy. Urakkaneuvotteluissa kummankaan osalta ei ilmennyt tarvetta tarkistaa urakkahintaa. Kirkkoneuvosto teki hankintapäätöksen hyväksyen Cleefo Oy:n tarjouksen 627 643,29

€ (alv 0%), 778 277,67 € (alv 24%) Leiriniemen uuden saunan rakennusurakasta.

Tiedoksiannot kirkkoneuvoston päätöksestä lähettiin tarjoajille sähköpostitse 27.4.2022. Talousjohtaja vastaanotti 28.4.2022 sähköpostitse seuraavan oikaisuvaatimuksen kirkkoneuvostolle tehtyyn hankintapäätökseen:

Moi, olemme keskustelleet aiheesta asianajan kanssa. Kehottaisimme vielä esittämään kirkkoneuvostolle muutosta urakoitsijavalintaan.

Tämä valinta ei mennyt nyt oikein:

Referenssiä koskeva vaatimus on ollut tarjouspyynnössä selkeä ja yksiselitteinen. Referenssivaatimus on ollut pakollinen soveltuvuusvaatimus, joka kaikkien tarjoajien on täytettävä. Cleefo Oy:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajan referenssit eivät täytä vähimmäisvaatimusta.

Ei tällä Cleefo Oy yrityksellä ole millään esittää referenssejä vastaavista hankkeista, koska jo pelkästään liikevaihdollisesti se on mahdotonta. https://www.finder.fi/Rakennusliike/Erigo+Trading+Oy/Tampere/yhteystiedot/32014 45

Mikäli oikaisua ei tehdä Tilaajan toimesta yllä mainituin perustein, joudumme hakemaan oikeutta virallisen valituksen muodossa markkinaoikeudesta.

Toivomme kuitenkin, ettei siihen tarvitsisi lähteä. Odotamme vastaustanne. Kunnioittavasti

Miika Anttonen, Rakennustoimisto Anttonen Oy

Oikaisuvaatimuksen on tehnyt rakennusurakkatarjouskilpailutuksessa Leiriniemen leirikeskuksen uudesta saunasta toiseksi halvimman tarjouksen tehnyt Rakennustoimisto Anttonen Oy. Oikaisuvaatimus on tullut oikaisuvaatimusaikana. Yrityksen tarjoushinta oli 759 800 € (alv 0%) ja 942 152 € (alv 24%).

Oikaisuvaatimuksen peruste koski tarjouskilpailun halvimman tarjouksen tehneen Cleefo Oy:n referenssejä, jonka mukaan voittaneella ei ole saunarakentamisesta referenssejä. Cleefo Oy on uusi yritys, jolla ei vielä ole referenssejä. Sama yrittäjä on urakoinut aiemmin toisella yritysnimellä seurakunnalle menestyksekkäästi.

Talousjohtaja oli yhteydessä kirkkohallitukseen hankintapäällikköön ja hankinta- asioiden lakimieheen. Heidän tulkintansa on, että referenssien on oltava kyseisen yrityksen referenssejä. Tarjouspyynnössä olisi ollut mahdollista ilmoittaa, että jos kyseessä on uusi yritys alalla, referenssit voidaan korvata yrityksen henkilöreferensseillä. Koska tällaista mahdollisuutta tarjouspyynnössä ei ollut, voittajaksi valittu yritys ei täten ole täyttänyt vaadittuja referenssivaatimuksia. Seurakunnalla ei olisi menestysmahdollisuuksia hankintaoikaisuvaatimusta vastaan Markkinaoikeudessa. Täten tulisi poistaa hankintaoikaisuna kirkkoneuvostossa 26.4.2022 § 104 tehty päätös, joka koskee Leiriniemen uuden saunan rakennusurakkaa.

Toisena asiana on käsitellä jatkoa eli hyväksyäkö seuraavaksi halvin rakennusurakkatarjous, joka on n. 161.000 € (alv 24 %) kalliimpi kuin halvin tarjous ja ylittäisi siten selvästi kohteeseen budjetoidut investointimäärärahat ja myös kirkkovaltuustolle tehdyn lisämäärärahaesityksen. Oikeudessa hyväksytty peruste keskeyttää hankinta on, että tarjoukset ylittävät selkeästi varatut määrärahat. Kilpailutuksessa hankkeen hinta nousi korkeaksi esim. jos Rakennustoimisto Anttonen Oy:n tarjous hyväksyttäisiin neliöhinta olisi n. 6750 €. Liitteenä nro 128 on kustannusarviolaskelmia. Leiriniemen uuden saunan investointimäärärahan ylityksen johdosta tulisi keskeyttää ko. saunahanketta koskeva rakennusurakan hankintamenettely.

Talousjohtaja on neuvotellut kohteen rakennussuunnitelmien tekijän ja urakkakilpailutusasiakirjat valmistelleen arkkitehdin sekä rakennesuunnittelijan kanssa. Heidän kantansa on, että rakennusurakka pitäisi kilpailuttaa heti uudelleen, jolloin voitaisiin saada uusia urakoitsijoita tarjoamaan kohdetta. Heidän kantansa on myös, että kohde ehdittäisiin rakentaa talvikautena 2022-2023 eli seurakunnan toiminnan kannalta parhaimpana aikana, jos vanhan saunarakennuksen purku-urakka sisällyttää uuden saunarakennuksen uuteen rakennusurakkakilpailutukseen. Lisäksi aiemmasta kilpailutuksesta olleesta kiinteäaikaisesta kohteen välitavoitteesta 1. vesikato valmis 30.11. mennessä tulisi luopua. Tilalle arkkitehti esittää lievempää välitavoitetta 1. rakennuksen perustusten ja routaeristysten tulee olla valmis 30.11. Vanha saunarakennus ei toiminnallisesti enää palvele parhaalla tavalla leirikeskustoimintoja ja osa asiakkaista oireilee sen sisäilman kanssa. Leiriniemen uuden saunan rakennusurakasta tulisi käynnistää uusi hankintamenettely mahdollisimman pian, jotta olisi mahdollista rakentaa vielä talvella 2022-2023.

Talousjohtaja ollut sähköpostit yhteydessä kirkkoneuvoston jäseniin hankintaoikaisusta ja siitä seuraavista vaihtoehdoista. Kirkkoneuvoston jäsenet ovat puoltaneen rakennusurakan osalta hankinnan keskeyttämistä ja uuden kilpailutuksen aloittamista. Talousjohtaja on soittanut 9.5.2022 Cleefo Oy;n ja Rakennustoimisto Anttonen Oy:n toimitusjohtajille kirkkoneuvoston kannasta ja odotettavissa olevasta päätöksestä asiassa.

Talousjohtaja ollut yhteydessä Leiriniemen uuden saunarakennuksen sähköurakan voittaneeseen Sähköpalvelu Koskela Oy:n ja LVI-urakan voittaneeseen Säätökarit Ky:n ja he ovat valmiita jatkamaan tarjoustensa voimassaoloaikaa riittävästi uuden rakennusurakkakilpailutuksen tekemiseksi. Vaihtoehtona olisi myös siirtää koko kilpailutusta vuodella eteenpäin. Tällöin myös sähköurakkakilpailutus ja LVI- urakkakilpailutus tulisi keskeyttää ja kilpailuttaa vuoden kuluttua uudelleen.

Erillisenä asiana on hankkeen kustannusarvioista johdettavan investointimäärärahan tarkistaminen kirkkovaltuustossa ennen kuin uusi rakennusurakan kilpailutusaika on päättynyt

**

Valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:               

Kirkkoneuvosto päättää, että

  1. Poistetaan hankintaoikaisuna kirkkoneuvostossa 26.4.2022 § 104 tehty päätös, joka koski Leiriniemen uuden saunan rakennusurakkaa,
  2. Keskeytetään Leiriniemen uuden saunan koskeva hankintamenettely, joka kilpailutettiin Julkiset hankinnat Hilmassa 7.3.-7.4.2022, koska kilpailutuksessa saadut tarjoukset ylittivät hankkeen budjettiin varatut määrärahat.
  3. Käynnistetään uusi hankintamenettely Leiriniemen uuden saunan rakennusurakasta.

Kn 128 § Päätös:   

Esitys (kohdat 1-3) hyväksyttiin yksimielisesti.

129.§ LEIRINIEMEN UUDEN SAUNAN INVESTOINTIMÄÄRÄRAHAN KOROTUS

Kirkkovaltuusto on hyväksynyt talousarvion 2022 ja toiminta- ja taloussuunnitelman 2022-2024 kokouksessaan 14.12.2021 § 72. Asiakirjan investointiosassa s. 71 on

vuodelle 2022 varattu määrärahat saunarakennuksen suunnitteluun 15 000 €, saunarakennuksen uudishankkeeseen (sis. vanhan saunan purkamisen) 430 000 € ja samoin vuodelle 2023 on suunnitelmassa 430 000 € varaus. Yhteensä 875 000 €.

Rakennusurakka, LVI-urakka ja sähköurakka on kilpailutettu Julkiset hankinnat Hilma

-kilpailutuspaikassa aikavälillä 7.3. – 7.4.2022. Kilpailutuksen tuloksena jokainen urakan osa-alue ylitti syksyllä suunnitteluvaiheessa tehdyn kustannusarvion. Syinä ovat kustannustason voimakkaat nousut viime aikoina ja myös Venäjän aloittama sota Ukrainassa.

Saatujen halvimpien tarjousten ja arvioitujen tilaajan maksettavaksi tulevien osuuksien sekä lisätöiden jälkeen uusi kustannusarvio on 991 100 € (alv 0%) ja 1 228 964 € (alv 24 %). Halvimpien tarjousten antajien kanssa on pidetty urakkaneuvottelut 20.4.2022, jossa on varmistettu molemmin puolin, että tarjoukset pitävät sisällään piirustusten ja kilpailutusasiakirjojen mukaiset asiat. Tilaaja on myös pyrkinyt varmistamaan tarjoajien kyvyn hoitaa urakka- ja yhteiskunnalliset velvoitteensa.

Koska investointimääräraha ei riitä urakkatarjousten mukaiseen hankkeen toteuttamiseen on investointimäärärahaa korotettava, jos hanke aiotaan toteuttaa. Sellaisia arvioita ei ole käytettävissä, jossa kustannustaso olisi laskemassa muutamien vuosien aikataululla. Talousarvion sitovuustasokohdan (yleisperustelut 9) mukaan investointimäärän muutoksesta päättää kirkkovaltuusto.

Hanke on aikataulutettu kilpailutusasiakirjoissa niin, että aloitus olisi syyskuun alussa ja sitovana välitavoitteena vesikatto päällä 30.11. Molemmat urakkaneuvotteluissa olleet rakennusurakoitsijaehdokkaat pitivät aikataulua välitavoitteeseen liian kireänä ja esittivät joko hankkeen aikaistamista elokuun alkuun tai välitavoitteesta luopumista. Hankeen toteutus 1.9.2022 – 31.5.2023 kuitenkin edellyttäisi päätöstä 26.4.2022. Täten kirkkoneuvoston tulisi tehdä päätökset urakoista ja määrärahamuutoksesta ja kirkkovaltuuston vahvistaa budjettimuutos seuraavassa kokouksessaan, jotta urakat olisivat realistista saada toteutumaan suunnitellussa ajassa, koska erilaisia tarvikkeita ja työvaiheiden toteuttajia tulisi päästä varamaan.

**

Esityksen valmistelijat ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto

  1. esittää     kirkkovaltuustolle,      että     se     hyväksyy     Leiriniemen     uuden saunarakennuksen kokonaisinvestoinniksi suuruudeksi ja määrärahaksi 1.230.000 € jakautuen vuodelle 2022 suunnittelu 25.000 €, vanhan purkaminen 40.000 €, uudishanke 660.000 € ja vuodelle 2023 uudishanke 505.000 €.
  2. päättää ottaa hyväksyttäväksi Leiriniemen uuden saunarakennuksen rakennusurakka, LVI-urakka ja sähköurakkatarjoukset ennen kirkkovaltuuston edellä 1 kohdassa olevaa investointimäärärahojen korotusta.

Kn 103 § Päätös:   

Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti.

****

Kn § 129 28.4.2022 saapui sähköpostitse oikaisuvaatimus kirkkoneuvostolle tehtyyn rakennusurakan hankintapäätökseen. Oikaisuvaatimuksen syynä oli, ettei halvimman tarjouksen tehneellä ollut Hilma kilpailutuksessa vaadittuja referenssejä. Kirkkohallituksen hankintahenkilöstön konsultoinnin jälkeen päädyttiin poistamaan hankintaoikaisuna kirkkoneuvostossa 26.4.2022 § 104 tehty päätös, joka koski Leiriniemen uuden saunan rakennusurakkaa, keskeyttämään Leiriniemen uuden saunan hankintamenettely ja käynnistämään uusi hankintamenettely Leiriniemen uuden sauna rakennusurakasta.

Kohteen arkkitehdin mukaan Leiriniemen uusi sauna olisi vielä mahdollista saada rakennettua tulevana talvikautena, kun rakennusajaksi määriteltäisiin 15.8.2022 – 31.5.2023 ja sitovasta välitavoiteajasta luovutaan sekä sisällyttämällä vanhan saunan purku-urakka uuden saunan rakennusurakkaan, jolloin ei tulisi katkoksia ja hanke voitaisiin viedä nopeammin läpi. Lisäksi arkkitehti oli optimistinen, että voitaisiin saada uusia tarjoajia kilpailutukseen.

Aiemman kilpailutuksen perusteella, jotka tarjoukset ovat julkisia, ei ole realistista odottaa kovin paljon alhaisempia hintoja kuin esim. toiseksi halvimman tarjouksen tehnyt urakoitsija oli tehnyt. Täten budjettiin varattuja investointimäärärahoja Leiriniemen uuden saunan rakentamiseksi tulisi edelleen korottaa. Nyt kirkkovaltuuston päätös asiassa saadaan ennen kirkkoneuvoston rakennusurakkatarjousten käsittelyä.

Liitteenä nro 129 on kustannusarviolaskelmia.

**

Esityksen valmistelijat ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:

Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Leiriniemen uuden saunarakennuksen     kokonaisinvestoinniksi     suuruudeksi     ja    määrärahaksi

1.230.000 € jakautuen vuodelle 2022 suunnittelu 30.000 €, vanhan purkaminen

41.000 €, uudishanke 660.000 € ja vuodelle 2023 uudishanke 626.000 €.

Kn 129 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

 130.§ PALKKOJEN TARKISTUKSEN SELVITTÄMINEN

Kirkkoneuvoston 26.4.2022 kokouksen 114 §:ssä Muut esille tulevat asiat esitettiin palkkojen tarkistuksen selvittämistä koko henkilökuntaa koskien vuoden loppuun mennessä tulevien rekrytointien helpottamiseksi. Seurakunnan palkkatyöryhmässä 6.5.2022 asiasta keskusteltiin.

Keskustelussa todettiin, että kirkkoneuvoston tahtotila koko henkilöstön palkkauksen läpikäynnistä jäi epäselväksi. Lisäksi uudessa KirVESTES 2022-2024 sopimuksessa on suorituslisän soveltamisohjetta täsmennetty siten, että suorituslisää ei voida maksaa yleiskorotuksenomaisesti kaikille. Järvenpäässä on maksettu 0,6 % osuus suorituslisästä kaikille yleiskorotuksen luonteisesti ja sen lisäksi on maksettu laadittujen periaatteiden mukaan 1,6 % osuus palkkasummasta.

Todettiin että kaikkien tehtävänkuvausten läpikäymisellä ei saavuteta kaikkien palkkojen korottamista, koska joidenkin tehtävien kohdalla ei ole tapahtunut muutoksia tehtävien vaativuuksissa tai toimintaympäristössä. Jos tehtävänkuvauksia pyritään muokkaamaan ”väkisin”, jotta korotuksia saadaan aikaan, romuttuisi vaativuuskriteerien pohjalle perustuvan vaativuusryhmien ja peruspalkkojen määrittely nykyisin linjatulla tavalla.

Jos kirkkoneuvoston tarkoituksena on ollut kaikkien palkkojen tarkistaminen, se saataisiin parhaiten aikaan korvaamalla poistuva 0,6 % suorituslisäosuus neuvoston määrittelemällä riittävällä Järvenpää-lisällä. Järvenpää-lisä esimerkiksi samansuuruisena euromääränä korottaisi pieniä palkkoja suhteessa enemmän ja vaikuttaisi todennäköisesti positiivisesti rekrytointiongelmiin, joita on ollut erityisesti tukipalveluiden matalapalkkaisimmissa tehtävissä. Palkkatyöryhmä totesi, että talousjohtaja valmistelee asiasta esitystä, jotta kirkkoneuvoston tahtotila tulisi selvemmäksi.

Suorituslisää maksetaan tällä hetkellä 1,6 % suorituslisään varatusta summasta noin kolmasosalle henkilöstöstä. Kiitettävästä työsuorituksesta saa 120 €/kk ja Erinomaisesta työsuorituksesta saa 160 €/kk. Suorituslisäjärjestelmä on käytössä koko henkilöstöllä vakituisilla ja yli 4 kuukautta palvelevilla sijaisilla ja määräaikaisilla. Suorituslisäjärjestelmä ei koske ylintä johtoa. He tekevät alaisillaan sektoreilla työskentelevän henkilöstön osalta suorituslisäpäätökset esihenkilöiden esityksistä. Työsuorituksen perusteella jaettava suorituslisäsumma on n. 3000 €/kk vakituisten osalta. Sijaisille ja määräaikaisille suorituslisä maksetaan kertakorvauksena työsuhteen päättyessä koko jaksolta.

Suorituslisästä kaikille peruspalkkaa laskettu 0,6 % osuus on henkilöä kohti euroissa palkasta riippuen n. 12 €/kk – 26 €/kk. Yhteensä tämä osuus on noin 1200 €/kk ja 15000€/v. 

Mahdollinen Järvenpäälisä samansuuruisena euromääräisenä korotuksena painottuisi päinvastoin kuin prosenttikorotukset. Esim. 50 €/kk lisä merkitsisi palkka-asteikon alapäässä 2,5 % korotusta ja palkka-asteikon yläpäässä noin 1,1 % korotusta. Lisän maksamisessa tulisi huomioida työaikaprosentti huomioiden. Nykyisellä henkilöstömäärällä lisäpalkkakustannukset olisivat n. 5000 €/kk ja 62500 € vuodessa. Lisäksi tulisivat henkilöstösivukustannukset 24 % eli 15000 €.

Kolmantena tarkasteltavana palkkaelementtinä ovat tehtävänkuvauksien mukaiset peruspalkat. Järvenpään seurakunnassa on tehtävänkuvauksia käyty läpi periaatteessa aina kehityskeskusteluissa ja myös vuoden aikana, mikäli henkilön tehtävissä on tapahtunut isompia muutoksia tai toimintaympäristö on muuttunut merkittävästi. Kirkkoneuvoston linjauksen mukaan tällaisen tehtävämuutosesityksen tulleessa asia on valmisteltava kolmessa kuukaudessa kirkkoneuvostolle. Tätä työtä jatketaan ja tehdään koko ajan mutta sellaisen odotusarvo, että kaikkien palkat nousisivat tehtävänkuvien muutoksella ei ole realistinen. Lisäksi kun jokin virka- tai työtehtävä vapautuu, käydään ko. tehtävän tehtävänkuvaus läpi ja tehdään tarvittavat muutokset tehtävien sisällöissä ja niiden vaikutuksessa tehtävän vaativuuskriteereihin ja vaativuusryhmään.

**

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: talousjohtaja

**

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto käy keskustelun suuntaviivoista, mitä palkkojen tarkistamiseksi rekrytointien helpottamiseksi tulisi tehdä.

Kn 130 § Päätös:   

Kirkkoneuvosto edellyttää jatkovalmistelua lähtökohtaisesti keskustelussa esitetyn 75 euron/kk Järvenpää-lisän pohjalta.

 131.§ SIJOITUSRAPORTTI 31.3.2022

Kirkkoneuvostossa on 26.3.2019 § 115 hyväksytty seurakunnan sijoitusstrategia 2019- Sen mukaan seurakunta tavoittelee pitkällä aikavälillä 4 % tuottoa sijoituksilleen ja sijoitettavasta varallisuudesta enintään 50 % saa olla korkeariskisissä sijoituksissa.

Sijoitusstrategissa todetaan, että seurakunnan taloussäännön mukaan ”talousjohtajan tulee tehdä kirjallinen päätös sijoituksista ja ilmoittaa tehdyistä päätöksistä kirkkoneuvostolle sovitulla tavalla”. Kirkkoneuvoston ohjesäännön 16 § 2 mom. mukaan johtokunnan sihteerin sekä asian ratkaisseen viranhaltijan on toimitettava ote tai muu ilmoitus päätöksestä 7 päivän kuluessa kirkkoneuvoston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tietoon.

Lisäksi sijoituspäätökset raportoidaan kirkkoneuvostolle, kuten muutkin viranhaltijapäätökset. Sijoitusstrategin mukaisesti seurakunnan sijoituksista ja niiden tuotoista annetaan kirkkoneuvostolle raportti 3 kk välein. Raportin tuottaa omaisuudenhoitoyhtiö tai talousjohtaja. Kirkkoneuvosto on toivonut talousjohtajalta omaisuudenhoitoyhtiöiden raporteista muokattua lyhyttä yksinkertaista raporttia.

Seurakunnan sijoitussalkussa vuoden 2022 ensimmäisellä neljänneksellä seurakunnan OP-Private salkkuun on tehty seuraavat sijoitusmuutokset.

Myynnit:

Nordea B486 korkotodistus hintaan

17.172,00 eur

 

Nordea B487 korkotodistus hintaan

18.133,40 eur

 

OP-Private Strategia 50 A-os. 1582 kpl hintaan

299.108,74 eur

 

OP-korkotuotto A-osuudet 2328,8777 kpl hintaan

299.400,52 eur

Ostot:

OP-Private Strategia 24 A-os. 1826,9607 kpl hintaan

280.000,00 eur

 

OP-Palvelukiinteistöt B 863,7816 kpl hintaan

100.000,00 eur

 

Op-Vuokratuotto B 747,5920 kpl hintaan

100.000,00 eur

Seurakunnan OP-Private salkun arvo oli 31.3.2022 yhteensä 3 632 180 € ja kehitys 12 kk jaksolla +2,77 %. Hautainhoitorahaston OP-Private salkun arvo 165 914 € ja ei muutoksia sen sijoituksissa.

Seurakunnan Nordean sijoitussalkussa markkina-arvo oli 31.3.2022 yhteensä 2 729 866 €.

Tilanteeseen 31.12.2021 verrattuna molempien salkkujen arvo on vähentynyt - 510.253,92 euroa.

Lisäksi seurakunnalla on kassavaroja niin Nordean kuin Osuuspankin tileillä.

Toimistopäällikön laatima sijoitussalkkuyhteenveto 31.3.2022 tilanteesta ja salkkuraportit seurakunnan OP-Private ja Nordea sijoituksista sekä hautainhoitorahaston salkkuraportti lähetetään kirkkoneuvostolle sähköisenä lisämateriaalina.

Valmistelijat ja lisätiedot: talousjohtaja, toimistopäällikkö

Tj:n esitys:              

Kirkkoneuvosto merkitsee tiedokseen sähköisenä lisämateriaalina olevat sijoitusraportin 31.3.2023.

Kn 131 § Päätös:   

Merkittiin tiedoksi.

132. §  DIAKONIAN VIRANHALTIJOIDEN TEHTÄVÄKOHTAISTEN PALKANOSIEN TARKISTUSESITYKSET

Kirkkoneuvosto on 2018-2019 aikana käsitellyt lähes koko henkilöstön tehtävänkuvaukset. Palkkatyöryhmälle tuli alkuvuodesta käsittelyyn useampia esityksiä tehtävien muutoksiin liittyvistä tehtävänkuvauksien ja peruspalkkojen muutoksista. Myös muilla perusteilla tuli esityksiä palkkojen muutoksiksi. Tehtävänkuvauksia tulee muuttaa vain, jos tehtävät ovat muuttuneet.

Diakonian osalta tehtäväkuvauksia on palautettu palkkatyöryhmästä vs. johtavalle diakonin viranhaltijalle, jotta tehtävänkuvaukset olisivat yleisten periaatteiden mukaiset. Esitetyt tehtävänkuvaukset ovat liitteenä nro 231.

Palkkatyöryhmä on 4.11.2020 käsitellyt tehtävänkuvauksien ja peruspalkkojen muutosesitykset ja todennut seuraavaa:

Kirkkoherra on käynyt vs. johtavan diakonian viranhaltijan kanssa tehtävänkuvaukset läpi. Johtavan diakoniaviranhaltijan esityksessä on edelleen kaikki diakonian virat vaativuuskriteerien osalta samalla tasolle (503) tämä on muutos aiempaan, jossa on asetettu vaativuuskriteereitä eri tasolle.

*esitys osaamisen vaativuuskriteerin nostamista 503 ei ole perusteltavissa

*esitys ongelmanratkaisun vaativuuskriteerin nostamisesta. Johtavan diakoniaviranhaltijan perustelut KeuSoten tulosta kaupungin tilalle ja toimeentulotukiasioiden siirtyminen kaupungilta KELA:lle on merkinnyt diakonian asiakkaiden kohdalla töiden muuttumista haasteellisemmiksi. Perustelu hyväksyttiin ja esitetään neuvostolle vaativuuskriteerin nostoa 502:sta 503:een.

*esitys ohjauksen vaativuuskriteerin nostosta 503:een ei ole perusteltavissa. Ohjauksen suhteen ei ole osoitettavissa tapahtuneen muutosta vaativuudessa.

**

Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset: talousjohtaja, kirkkoherra

**

Pj:n esitys:              

Kirkkoneuvosto päättää 1.12.2020 alkaen hyväksyä (KirVESTES 1.8.2020 vaativuusryhmien vähimmäispalkkojen mukaisesti),

  1. että diakonian viranhaltijoiden vaativuuskriteeristö on seuraava: osaaminen. vuorovaikutus ohjaus ong.ratkaisu vastuu 502 503 502 503 503
  2. että diakonian viranhaltijoiden vaativuusryhmä on 502
  3. että diakonian viranhaltijoiden peruspalkka on 2469,52 €/kk

Kn 231 § Päätös:              

Esitys (kohdat 1-3) hyväksyttiin yksimielisesti

Diakonian viranhaltija (johtava) Leena Nygård on lähettänyt palkkatyöryhmälle sähköpostin, jossa hän ilmoittaa mm. että on käynyt tiimin diakoniatyöntekijöiden kanssa kahdenvälisiä keskusteluja työstä, sen käytännöistä, edellytyksistä ja vaatimuksista tammi-huhtikuussa 2022. Hän perehtynyt diakonian paikallisiin tilastoihin ja toimintakertomuksiin. Näiden keskustelujen ja saamansa tilannekuvan perusteella hän on arvioinut diakoniatyöntekijöiden asiantuntijatehtävien vaativuuskriteerit tehtävänkuvauksissa seuraaviksi:

  1. Osaaminen 503

  2. Vuorovaikutus 601

  3. Ohjaus 503

  4. Ongelmanratkaisu ja tiedonhankinta 503

  5. Vastuu 503

Sähköpostin 20.4.2022 liitteenä on laajempi kirje Diakonian viranhaltijoiden palkan tarkistamisen perusteluista ja jokaisen diakonian viranhaltijan tehtävänkuvaus, joissa on rastitettu samat edellä luetellut vaativuuskriteerit kaikille. Lisäksi on laaja kolmen kappaleen teksti kohdassa Erityinen peruste, mutta erityisellä perusteella ei ole esitetty euromääräistä korotusta.

Diakonian viranhaltijoiden voimassa oleva kirkkoneuvoston hyväksymä vaativuuskriteeristö on seuraava:

osaaminen, vuorovaikutus ohjaus      ong.ratkaisu vastuu 502                503                502                503                503

Palkkatyöryhmä kävi kokouksessaan 6.5.2022 läpi esitettyjä perusteluja vaativuuskriteerien nostamiselle verrattuna edelliseen diakonian viranhaltijoiden esitykseen, jolloin ohjauksen vaativuuskriteeriä nostettiin 1.12.2020 alkaen (Kirkkoneuvosto 10.11.2020 § 231).

Perustelut, jotka ovat uusia ja puoltavat muutosta ovat:

  • Pandemian aikana kertynyt julkisen terveydenhuollon hoitovaje ja -velka hankaloittavat avun piiriin pääsemistä, eivätkä aina akuutistikaan oireilevat henkilöt saa tarvitsemaansa hoitoa. Diakoniatyössä pyrimme vastaamaan tuen tarpeeseen ja saattamaan ihmisiä heille kuuluvan, lakisääteisen avun piiriin. Roolimme on usein ”kannatella” ihmisiä hoitoon jonottamisen ja siihen sitoutumisen ajan.

  • Diakoniatyöntekijöiden lisääntynyt työmäärä on tilastollisesti todennettavissa. Vuonna 2021 diakoniatyön kontakteja tilastoitiin 5 178, kun niitä vertailun vuoksi vuonna oli 2017 oli 2 242 kappaletta. Diakoniatyöntekijät kohtaavat entistä vaikeammin oireilevia, moniongelmaisia ja vahvaa tukea tarvitsevia ihmisiä, joiden haasteet ovat usein mutkikkaita ja luonteeltaan akuutteja.

Palkkatyöryhmä päätyi käsittelyssään esittämään seuraavaa:

*esitys osaamisen vaativuuskriteerin nostamista 503:en Järvenpään srk vaativuuskriteerien arvioinnissa 500-sarjassa toiminnallisen puolen viranhaltijoilla on vaadittu viran pätevyysvaatimuksissa olevaa erikoistumiskoulutusta, jotta vaativuuskriteeri saisi arvon 503. Diakonian viranhaltijoilla pätevyysvaativuudessa ei edellytetä erikoistumiskoulutusta, joten 502 on oikea arvo.

*esitys vuorovaikutuksen vaativuuskriteerin nostamisesta 601:en. Terveydenhuollon hoitovaje ja -velka on hankaloittavat asiakkaiden avun piiriin pääsemistä, diakoniatyössä on vastattu tuen tarpeen kasvuun ja ihmisiä ohjattu heille kuuluvan, lakisääteisen avun piiriin. Tilastollisesti todennettu kontaktien määrän kasvu. Molemmat seikat puoltavat esitystä, joten esitetään neuvostolle vaativuuskriteerin nostoa 601:een.

*esitys ohjauksen vaativuuskriteerin nostosta 503:en. Perusteluissa ei nähty muutosta aikaisempaan ohjauksen osalta, joten 502 on edelleen oikein.

Lisäksi palkkatyöryhmässä päätettiin, että kirkkoherra käy diakoniatyöntekijöiden esihenkilön (diakonian johtavan viranhaltija) kanssa keskustelun ennen kuin asia viedään kirkkoneuvostolle. Näin varmistetaan, että esihenkilö on ymmärtänyt palkkausjärjestelmämme ja sen, miten sitä käytetään välineenä tarkastella tehtävänkuvien vaativuutta: työntekijöiden palkka määräytyy tehtävänkuvan mukaisesti eikä ammattinimikkeen mukaisesti.

Kirkkoherra kävi keskustelun diakonityöntekijöiden esihenkilön kanssa ja hän on perustellut seuraavasti kaikilla diakoniatyöntekijöiden olevaa samaa tehtävänvaativuutta:

”Laatimassani esityksessä arvioin Järvenpään seurakunnan diakonian viranhaltijoiden palkkauksen (lähijohtajana työskentelevä viranhaltija pois lukien) osaamisen, ohjauksen, ongelmanratkaisun ja tiedonhankinnan sekä vastuun osalta vaativuustasolle 503. Arvioin vuorovaikutuksen vaativuustasolle 601.

Vuorovaikutustaitojen vaativuus liittyy kaikille diakoniatyöntekijöille yhteisiin perustehtäviin, ei työalakohtaisiin erityisyyksiin. Tason nosto koskee kaikkia diakoniatyöntekijöitä, jotka tekevät diakonian yleisiä ja yhteisiä perustoimintokuvauksen mukaisia tehtäviä, kuten ajanvaraus-, asiakas- ja kriisityötä. Vaativuus koskee myös osa-aikaisesti täytettyä diakonian virkaa, jonka ydintehtävä on kehitysvammatyö erityistä tukea tarvitsevien sekä heidän läheistensä kanssa; tähänkin virkaan sisältyy yhteistä kriisi- ja asiakastyötä.

Diakoniatyöntekijöiden tehtävänkuvausten sisältöjä on suunniteltu siten, että virat ovat kuormittavuudeltaan ja kokonaistyömääriltään yhteismitallisia sisällöllisistä eroavaisuuksista huolimatta. Esitykseni vaativuustasoista ovat vähimmäistasoja, joille arvioin kunkin vaativuuden osa-alueen asettuvan tehtävänkuvauksissa.”

**

Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset: talousjohtaja, kirkkoherra

**

Pj:n esitys:              

Kirkkoneuvosto päättää 1.6.2022 alkaen hyväksyä (KirVESTES 1.6.2022 vaativuusryhmien vähimmäispalkkojen mukaisesti)

  1. että, diakonian viranhaltijoiden vaativuuskriteeristö on seuraava: osaaminen. vuorovaikutus ohjaus ong.ratkaisu vastuu 502 601 502 503 503

  1. että diakonian viranhaltijoiden vaativuusryhmä on 503

  1. että diakonian viranhaltijoiden peruspalkka on xxxx,xx €/kk

Kn 132 § Päätös:   

Esitys (kohdat 1-3) hyväksyttiin yksimielisesti.

133.§ MÄÄRÄAIKAISEN DIAKONIAN VIRAN PERUSTAMINEN AJALLE 

1.9.2022 - 28.2.2026

Diakoniajohtokunta on kokouksessaan 10.2.2020 antanut lausunnon kirkkoneuvostolle diakonisen vanhustyön resurssien lisäämisen tarpeesta. Lisäksi diakoniajohtokunta on kokouksissaan vuosina 2020 ja 2021 käsitellyt diakonialle osoitetun testamenttilahjoituksen (n. 200 000 €) käyttämistä.    Lahjoituksen     käyttöä    selvitellyt     työryhmä (Marketta Hyytiäinen, Heli Kosola, Keijo Ruuskanen, Krista Valtonen) on päätynyt syyskuussa 2021 esittämään, että varat kohdennetaan ”Eniten tukea ja apua tarvitsevien ikääntyneiden tavoittamiseen ja heidän kokonaisvaltaisen hyvinvointinsa tukemiseen”. Työryhmä on jatkanut asian työstämistä kutsumalla alkuvuonna 2022 koolle verkoston, jossa mukana on seurakunnan edustajien lisäksi Järvenpään kaupungin ja Keusoten vanhuspalveluiden ja osallisuuden asiantuntijoita. Yhteistyöverkostossa on vahvistunut näkemys yhteistyössä tehtävän, palveluntarpeessa olevien ikäihmisten tavoittamisen ajankohtaisuudesta. Ikääntyneiden   osuus    väestöstä   kasvaa    kaiken   aikaa.   

Parhaillaan työstettävässä seurakunnan kokonaisstrategiassa huomioidaan ennakoivasti    väestön   ikärakenne    ja    tarve   resursoida   seurakunnan vanhustyöhön. Diakonissa Marketta Hyytiäinen on tehtävänkuvauksensa mukaisesti keskittynyt ikäihmisten parissa tehtävään työhön ja tuntee hyvin alueen verkostot. Hänellä on vahvaa palveluohjauksen kokemusta ja osaamista sekä   näkemystä etsivästä ja löytävästä vanhustyöstä. Ikääntyneitä  tavoittavan  yksilö-  ja  perhetyön  lisäksi  Hyytiäisen työnkuvaan kuuluu diakonian yhteisiin tehtäviin osallistumista sekä yksittäisten tapahtumien, tilaisuuksien, retkien ja leirien organisoimista. Erillisen projektin perustamisen sijaan on mielekästä, että työjärjestelyin ja lisäresurssia palkkaamalla vapautetaan Hyytiäiselle aikaa kehittää seurakunnan etsivää ja löytävää vanhustyötä.

ESITYS:

Diakoniajohtokunta esittää, että perustetaan määräaikainen (3,5- vuotinen) diakonian virka 1.9.2022 alkaen työnkuvalla, johon sisältyy diakonian yleisiä ja yhteisiä tehtäviä (ajanvaraus- ja vastaanottotyö, kriisityö, sururyhmät) ja vanhustyötä (etenkin tapahtumien, tilaisuuksien, retkien ja leirien organisoimista). Työn muut mahdolliset sisällöt tarkentuvat tiimin yhteisessä työnjaossa.

Djk 16 § Päätös:             

Päätettiin esityksen mukaisesti.

****

Kn § 133  Diakoniajohtokunta esittää perustettavaksi määräaikaista diakonian virkaa 3,5 vuodeksi ajalle 1.9.2022 - 28.2.2026. Määräaikaisen viran palkkakulut kustannettaisiin diakonialle osoitetulla testamenttilahjoituksella (n. 200 000 euroa). Perustettavan viran sisältö käy esille diakoniajohtokunnan esittelytekstistä ja ma.viran tehtävänkuvauksesta (liitteenä nro 133a).

Ma. viran rekrytointi käynnistyisi heti kun viran perustaminen on hyväksytty kirkkovaltuuston    kokouksessa    31.5.2022.    Rekrytointiaikataulu    olisi    seuraava:

31.5. kirkkovaltuusto käsittelee neuvoston esityksen 1.-17.6. virka auki rekrytointikanavilla.

Hakuaika päättyy 17.6. klo 12.00

22.6. haastattelut

23.6. ylimääräinen kirkkoneuvoston kokous, jossa ma. virkaan valinta

1.9. virkaan valittu aloittaa virassa

Ma.viran hakuilmoitus on liitteenä nro 133b. Hakijalta edellytetään piispainkokouksen diakonian virkaan kelpoistavaa tutkintoa.

**

Esityksen valmistelijat ja lisäkysymykset: kirkkoherra, Nygård

**

Pj:n esitys:              

Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että se

  1. perustaa diakoniajohtokunnan esittämän mukaisesti määräaikaisen diakonian viran   ajalle   1.9.2022   - 28.2.2026.

mikäli kirkkovaltuusto päättää perustaa määräaikaisen diakonian viran, kirkkoneuvosto julistaa diakonian viran haettavaksi edellä esitetyn mukaisesti kirkkoverkon ja TE-toimiston rekrytointipalvelussa sekä seurakunnan kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa ja ilmoitustaululla.

  1. asettaa haastatteluryhmän, johon nimetään kirkkoherra, diakonian (johtava) viranhaltija Leena Nygård, diakoniajohtokunnan puheenjohtaja Pekka Launonen sekä kaksi kirkkoneuvoston keskuudestaan nimeämää edustajaa sekä näille kaksi varahenkilöä

  2. nimeää keskuudestaan kirkkoneuvoston edustajat (2) haastatteluryhmään sekä varahenkilöt.

Kn 133 § Päätös:   

Kohdat (1-3) hyväksyttiin yksimielisesti.

Kohta 3) Kirkkoneuvosto nimesi yksimielisesti keskuudestaan edustajikseen Marja Noson ja Jarkko Åströmin sekä varahenkilöiksi Pekka Luukin ja Tuija Kuusiston (ei henkilökohtaiset varahenkilöt).

134.§ JÄRVENPÄÄN SEURAKUNNAN RIPPIKOULUT JA RYHMÄKOON YLITYKSET

Järvenpään seurakunnassa järjestetään 17 rippikoulua vuonna 2022.

Kahdeksassa rippikoulussa ohjesäännön mukainen ryhmäkoko ylittyy. Tuomiokapitulin 12.5.2004 vahvistaman rippikoulun ohjesäännön 5 §:n mukaan samassa ryhmässä opetettavien rippikoululaisten lukumäärä on enintään 25. Kirkkoneuvosto voi poikkeustapauksessa päättää ryhmäkoon ylittämisestä.

Rippikoulut ja niiden tilanne 28.4.2022 ohessa.

Pääsiäisrippikoulu

(8 )

Cityrippikoulu1

(20)

Pienryhmärippikoulu

(4 )

Karstula1

(26)

Riiho 1

(25)

Karstula 2

(22)

Riiho 2

(24)

Erityisrippikoulu

(6 )

Anjala 1

(24)

Hetta

(25)

Anjala 2

(23)

Vuokatinranta

(28)

Särkisaari 1

(26)

Särkisaari 2

(25)

Lapin vaellusrippikoulu

(10)

Leiriniemi

(26)

Sateliittirippikoulu

(22)

 

yht.                                         (344)

--

Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset: Maria Puotiniemi

--

Pj:n esitys:              

Kirkkoneuvosto merkitsee tiedokseen rippikoulujen ryhmäkoot sekä hyväksyy ryhmäkoon ylitykset.

Kn 134 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

 

135. § JÄRVENPÄÄN SEURAKUNNAN STRATEGIA 2022-2026

Strategiatyöryhmä kokoontui kevätkaudella 2022 seitsemän kertaa.

Kaksi tuomiokapitulin työntekijää osallistui strategiatyöskentelyyn tammikuussa.

Kirkkoneuvosto ja kirkkovaltuusto käsittelivät strategialuonnosta kokouksissaan ja antoivat siitä kommenttinsa.

Strategialuonnoksesta pyydettiin kommentit työntekijöiltä.

Viimeisin luonnos lähetettiin kaikille luottamushenkilöille, työntekijöille ja nuorten ryhmälle. Heiltä pyydettiin ehdotuksia slouganiksi / iskulauseeksi.

Strategiatyöryhmä esittää kirkkoneuvostolle strategian seurantaryhmän perustamista, jotta strategian toteutumista ja toimintaympäristön muutoksia seurataan aktiivisesti. Näin strategiasta tulee olla päivittyvä ja reagoiva.

Strategia-asiakirjaluonnos on liitteenä nro 135.

Strategian slogan on ”Tulevaisuuden ja toivon kellot soivat Järvenpäässä”.

--

Esityksen valmistelija ja lisäkysymykset: kirkkoherra

--

Pj:n esitys:                        

Kirkkoneuvosto

  1. esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Järvenpään seurakunnan strategian 2022-2026.
  2. perustaa strategian seurantaryhmän, jotta strategian toteutumista ja toimintaympäristön muutoksia seurataan aktiivisesti. Seurantaryhmän kokoonpano päivitetään vuoden 2023 alussa.

Kn 135 § Päätös:              

Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti.

Ensimmäisen    painopisteen     ensimmäisen     kohdan    osalta     sana ”huomioimme” korvataan sanalla ”otamme huomioon”.

Ensimmäisen painopisteen 3.s kohta lisätään sanat ”sukupolvelta toiselle”.

kohta 2) Strategiatyöryhmä jatkaa Järvenpään seurakunnan strategian 2022-2026 seurantaryhmänä vuoden 2022 loppuun saakka.

136. § TIETOSUOJALAKI (1050/2018)

Kn 136 § Päätös:

 

137.§ TIEDOKSI

  1. YLEISKIRJEET

 

18/2022 Kirkkotilojen turvallisuus yleisötilaisuuksissa

17/2022 Seurakuntien kirjanpidon tehtäväalueiden muuttaminen 1.1.2023 lukien

17/2022 liite Tehtäväalueet

16/2022 Suositus kirkollisveroprosentin alentamisesta

15/2022 Kirkon tietoturvapolitiikasta annettu väliaikainen määräys

15/2022 liite Kirkon säädöskokoelma 157-2022 Kirkkohallituksen väliaikainen määräys tietoturvapolitiikasta

14/2022 Lisäohjeita liittyen ukrainalaisten auttamiseen seurakunnissa

14/2022 liite 1 Ohje tilapäismajoituksen turvallisuusjärjestelyistä kokoontumistiloissa

14/2022 liite 2 Avustushakemuslomake ukrainalaisille

Lisätietoja aiheesta löytyy osoitteesta: https://evl.fi/plus/paatoksenteko/kirkkohallitus/kirkkohallituksen-yleiskirjeet/yleiskirjeet-2022

  1. JÄSENKEHITYSTILASTO

Liite 137 /2 – lähetetään ja esitetään sähköisessä muodossa.

  1. VÁCIN KUULUMISET Liite 137/3)

  1. HIIPPAKUNTAFOORUMI  (Liite 137/4)

  1. RAPORTTI ERITYISNUORISOTYÖN PROJEKTISTA (Liite 137/5)

  1. TOIMIELIMIEN PÖYTÄKIRJAT

Diakoniajohtokunta 4.5.2022

Lausunto testamenttivaroin perustettavasta määräaikaisesta diakoniavirasta – Diakonia – avustusvarojen myöntäminen - Muut mahdolliset asiat

--

Esityksen valmistelija ja lisätiedot: hallintosihteeri, kirkkoherra, talousjohtaja

--

Pj:n esitys:              

Merkitään tiedoksi ja todetaan, ettei kirkkoneuvosto siirrä otto-oikeuden piirissä olevia listalle merkittyjä johtokuntien päätöksiä käsiteltäväkseen.

Kn 137 § Päätös:   

Merkittiin tiedoksi ja todetiin, ettei kirkkoneuvosto siirrä otto-oikeuden piirissä olevia listalle merkittyjä johtokuntien päätöksiä käsiteltäväkseen.

 138. § MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT

Kn 138 § Päätös:   

Ei muita asioita.

139.§ TIETOSUOJAN YHDYSHENKILÖN VAIHTAMINEN

Kirkkoneuvosto 13.2.2018 § 28 valinnut seurakunnan tietosuojan yhdyshenkilöksi talousjohtaja Kari J. Hietalan. Taloustoimiston henkilökunta on valmistellut perustoimintokuvauksen päivittämistä palaverissaan 10.5.2022. Palaverissa on todettu, että tietosuojan yhdyshenkilön rooli ja tehtävät sopisivat talousjohtajaa paremmin seurakunnan palkka- ja It-sihteeri Marja-Leena Rillalle. Hän toimii jo tietoturvan yhdyshenkilönä. Tietosuoja on laajempi käsite kuin tietoturva mutta asiasisällöissä hyvin paljon samoja asioita.

**

Esityksen valmistelija; talousjohtaja

**

Tj:n esitys:             

Kirkkoneuvosto päättää valita seurakunnan tietosuojan yhdyshenkilöksi 1.6.2022 alkaen palkka- ja It-sihteeri Marja-Leena Rillan.

Kn 139 § Päätös:   

Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

 140.§  OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Kn 140 §       Liitettiin pöytäkirjaan oikaisuvaatimusohjeet (KL 24 ja 25 luvut)

141. § KOKOUKSEN PÄÄTÖS

Kn 141 §       Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.58.