Asiakirjahallinto

Seurakunnan, tuomiokapitulin ja kirkkohallituksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävä on kehittää asiakirjahallintoa ja varmistaa kirkollisten asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto tietosuoja huomioon ottaen.

Kirkkolakiuudistuksen vaikutus kirkon arkistotoimeen 1.7.2023 alkaen

Uusi kirkkolaki (652/2023) ja kirkkojärjestys (657/2023) ovat tulleet voimaan 1.7.2023. Kirkkolaissa säädetään nyt ensimmäisen kerran siitä, että kirkon arkistotoimeen sovelletaan arkistolakia. Kirkon viranomaisten asianhallinnan hoitamiseen vaikuttaa myös tiedonhallintalaki, jota sovelletaan kirkkolaissa määriteltyjen pykälien osalta 1.7.2023 alkaen (Kirkkohallituksen yleiskirje 16/2023). Arkistolain ja kirkkolainsäädännön suhde Kirkkolain (KL 10:7) mukaan kirkon viranomaisen arkistotoimen hoitoon, tehtäviin, suunnitteluun ja järjestämiseen sovelletaan arkistolakia (831/1994), jollei kirkkolaissa toisin säädetä. Myös tähän asti kirkossa on pyritty noudattelemaan arkistolainsäädännön mukaisia käytäntöjä. Siihen ei ole kuitenkaan ole ollut lakisääteistä velvollisuutta.

Jatkossa seurakuntien, seurakuntayhtymien ja muiden kirkon viranomaisten on noudatettava arkistolain aineellisia säännöksiä, jotka muun muassa velvoittavat hoitamaan arkistotointa tietyllä tavalla, määrittävät arkistotoimen tehtäviä ja velvoittavat suunnittelemaan ja järjestämään arkistotoimen hoidon säännösten mukaisesti.

Kirkkoa ja sen viranomaisia eivät sen sijaan koske arkistolain säännökset, joissa arkistotoimeen liittyvää toimivaltaa on säädetty arkistolaitokselle, nykyiselle Kansallisarkistolle. Jos kirkkolaki tai kirkkojärjestys sisältävät arkistolaista poikkeavia säännöksiä, niitä noudatetaan arkistolain sijasta. Kirkkojärjestys sisältääkin kirkon viranomaisille omat säännökset arkistonmuodostajista, niiden vastuusta ja tehtävistä, arkistotilasta ja asiakirjojen tallettamisesta arkistolaitokseen.