Salassa pidettävät tiedot päätöksenteossa

Salassa pidettävien asioiden käsittelyssä tärkeintä on salassa pidettävien asioiden pitäminen erillään julkisista asioista. Niitä koskevia pykäliä tai liitteitä ei voi liittää julkisen pöytäkirjan/päätöksen (kuten viranhaltijapäätöksen yhteyteen).

Ennen päätearkistoon siirtämistä salassa pidettävä tai salaista tietoa sisältävä asiakirja säilytetään lukollisessa kaapissa ja myös arkistoholvissa on hyvä olla erillinen salassa pidettävien aineistojen kaappi. Arkistokoteloon ja arkistoluetteloon on tehtävä merkintä salassapidosta, kun asiakirja arkistoidaan. Siitä on ilmettävä, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja mihin salassapito perustuu.